Как рассчитать график смен онлайн

  1. Выберите месяц и нажмите «Показать месяц». Впишите сотрудников и должности.
  2. В блоке «Заполнить строку по схеме» выберите сотрудника, схему и первый рабочий день. Нажмите «Заполнить строку» — смены встанут на весь месяц.
  3. Поправьте отдельные дни вручную: отпуск, подмену, короткую смену. Впишите часы смены в легенде под таблицей, если они другие.
  4. Проверьте нижнюю строку «На смене»: в ней видно, сколько человек выходит в каждый день. Пустой или перегруженный день сразу заметен.
  5. Распечатайте график или сохраните в PDF. Данные остаются в браузере и никуда не отправляются.

Схемы графика: 2/2, 3/3, 5/2 и сутки через трое

  • 2/2 — два рабочих дня, два выходных. Самая частая схема для зала и кухни с длинными сменами по 11–12 часов. Два человека на схеме 2/2 со сдвигом на два дня закрывают одну позицию каждый день.
  • 3/3 — три через три. Меньше пересменок, но три длинных смены подряд тяжелее для повара и официанта.
  • 5/2 — пять дней с понедельника по пятницу. Подходит для администратора, заготовщика, бухгалтера; для зала в выходные почти не годится.
  • 1/3 и 1/2 — сутки через трое или через двое. Встречается у охраны и в круглосуточных заведениях. Для поваров и официантов суточные смены — редкость и требуют особого внимания к режиму труда и отдыха.
  • Своя схема — например, 4/2 или 6/1. Укажите, сколько дней подряд человек работает и сколько отдыхает.

Как составить график смен в кафе

  • Начните с потока, а не с людей: сколько человек нужно в зале и на кухне в будни, в выходные, в обед и вечером. График подстраивают под часы, когда приходят гости.
  • Ставьте в пиковые часы самых опытных: в пятницу вечером новичок на зале стоит дороже, чем в тихий вторник.
  • Сразу закладывайте подмену на случай болезни — хотя бы одного человека, который знает и зал, и кассу.
  • Выходные показывайте в графике так же явно, как смены, и публикуйте график заранее — хотя бы за неделю.

Продолжительность смен, выходные, ночная работа и учёт рабочего времени регулируются трудовым законодательством. Шаблон — рабочий инструмент, а не консультация: условия для своей команды сверяйте с Трудовым кодексом или специалистом по кадрам.

Когда графика на бумаге мало

Бумажный график говорит, кто должен работать, но не мешает вызову уйти человеку, который уже ушёл домой. В Ofiki у каждого сотрудника в кабинете свой недельный график и особые даты, есть подмены: новые вызовы и заказы получают только те, кто сейчас на смене, а сотрудник видит, когда у него следующая смена. Как устроена работа смены с вызовами — в статье «Экран смены», о стандартах работы зала — в статье «Стандарты обслуживания».