Бизнес-план кафе часто пишут для кого-то: для банка, для партнёра, для родственника, который даёт деньги. Получается красивый документ с рынком, миссией и графиками, где выручка растёт ровной линией вверх. Потом его никто не открывает.

Полезный план пишется прежде всего для себя. Его задача — честно ответить, хватит ли денег на запуск, сколько гостей нужно в день, чтобы не уйти в минус, и что будет, если дела пойдут хуже ожиданий. Всё остальное вторично.

Кому и зачем нужен план

Если вы открываете кафе на свои деньги, план нужен, чтобы не остаться без оборотных средств на третьем месяце. Это самая частая причина закрытия маленьких заведений: ремонт съел больше, открытие задержалось, а на зарплату и закупки до выхода в плюс денег уже нет.

Если вы привлекаете партнёра или берёте кредит, план — ещё и способ договориться. Цифры, записанные заранее, снимают много будущих споров о том, «как мы рассчитывали».

А вот красивое оформление и десять страниц про рынок общепита в стране обычно никому не нужны. Банку интересны залог и денежный поток, партнёру — когда вернутся деньги.

Из чего он состоит

Рабочая структура умещается на пять-семь страниц:

  • концепция: формат, гость, средний чек, часы работы — коротко, на полстраницы;
  • помещение: площадь, число мест, аренда, ограничения по мощности и вытяжке;
  • вложения: ремонт, оборудование, мебель, посуда, первая закупка, запуск;
  • выручка: расчёт от мест, оборачиваемости и среднего чека по дням недели;
  • расходы: продукты, зарплата, аренда, коммуналка, налоги, прочее;
  • сценарии: плохой, базовый, хороший;
  • резерв: сколько денег нужно на первые месяцы, пока кафе не выйдет на план.

Концепцию и помещение обычно уже продумали к моменту, когда садятся считать. Если нет — с них и начните, без них любые цифры висят в воздухе. Общий путь от идеи до открытия мы описывали в статье о том, как открыть кафе с нуля.

Где брать цифры

Самая слабая часть большинства планов — цифры, взятые «из головы». Средний чек 800 ₽, потому что хочется. Сто гостей в день, потому что так красиво делится.

Аренду и коммуналку берите из договора и разговора с прежним арендатором. Оборудование — из реальных счетов поставщиков, а не из каталога. Зарплату — из вакансий в вашем городе на похожие позиции, плюс налоги и взносы.

Средний чек проверяется проще всего: зайдите в три-четыре похожих кафе рядом, посмотрите меню, посчитайте типичный заказ. Поток гостей — сложнее. Постойте у будущего входа в разные дни и часы, посчитайте прохожих, посмотрите, сколько людей заходит к соседям. Это скучно, но это единственный способ не придумывать.

Фудкост закладывайте по техкартам, а не средней цифрой по отрасли. Если техкарт ещё нет, хотя бы по пяти главным блюдам посчитайте себестоимость честно.

Как составить бизнес-план ресторана или кафе с расчётами: пример

Цифры дальше условные, для примера. Кафе на 30 мест, средний чек 600 ₽, оборачиваемость места — 2 гостя в день. Получается 60 гостей в день, выручка 36 000 ₽, за 30 дней — 1 080 000 ₽.

Расходы в месяц:

  • продукты при фудкосте 30% — 324 000 ₽;
  • аренда — 150 000 ₽;
  • зарплата с налогами и взносами — 300 000 ₽;
  • коммуналка — 50 000 ₽;
  • прочее: ремонт, связь, программы, реклама, хозтовары — 60 000 ₽;
  • налог, условно 6% от выручки, — 64 800 ₽.

Итого 948 800 ₽. Прибыль до возврата вложений — 131 200 ₽ в месяц. Если на запуск ушло 2 500 000 ₽, они вернутся примерно за 19 месяцев (2 500 000 / 131 200 ≈ 19,1). И это при условии, что кафе выйдет на 60 гостей в день сразу, чего обычно не бывает.

Ставка налога в примере взята для простоты. Реальная зависит от формы бизнеса, системы налогообложения и региона, правила меняются — уточните у бухгалтера до того, как закладывать цифру в план.

Три сценария вместо одного

Один расчёт — это надежда. Три — уже план.

Плохой сценарий: 40 гостей в день. Выручка 720 000 ₽, продукты 216 000 ₽, налог 43 200 ₽, постоянные расходы (аренда, зарплата, коммуналка, прочее) те же 560 000 ₽. Итого расходов 819 200 ₽, убыток 99 200 ₽ в месяц.

Хороший сценарий: 75 гостей в день. Выручка 1 350 000 ₽, продукты 405 000 ₽, налог 81 000 ₽, постоянные 560 000 ₽. Прибыль 304 000 ₽.

Разница между сценариями — всего 35 гостей в день, а результат меняется от минуса почти в сто тысяч до плюса в триста. Это и есть главный вывод, который даёт план: маленькое кафе очень чувствительно к потоку. Поэтому стоит заранее знать, где проходит граница. В нашем примере с каждого рубля выручки после продуктов и налога остаётся 64 копейки, значит, чтобы покрыть 560 000 ₽ постоянных расходов, нужно 875 000 ₽ выручки, или около 49 гостей в день. Посчитать это для своих цифр можно в калькуляторе точки безубыточности, а логику подробно разбирает статья про точку безубыточности кафе.

Резерв на первые месяцы

Почти все новые кафе первые два-четыре месяца работают ниже базового сценария. Гости ещё не знают о вас, команда притирается, меню правится.

Поэтому в план нужно заложить деньги не только на открытие, но и на покрытие убытков в этот период. Простой способ — взять плохой сценарий и умножить его убыток на три-четыре месяца. В примере это 300–400 тысяч рублей сверх вложений. Если их нет, лучше уменьшить стартовые траты, чем открыться и остаться без денег на зарплату.

Когда план пора переписать

Бизнес-план кафе — не памятник. Через месяц после открытия у вас появятся фактические цифры: средний чек, поток по дням, реальный фудкост. Подставьте их вместо предположений и пересчитайте всё заново, включая срок возврата вложений.

Особенно внимательно смотрите на будни. Часто бывает, что пятница и суббота перевыполняют план, а вторник и среда проваливаются, и в сумме за неделю выходит меньше ожидаемого. Тогда план подсказывает не «работать лучше», а конкретные вещи: бизнес-ланч для соседних офисов, ранний кофе с собой или сокращённый график в слабые дни, который снимает часть зарплатного фонда.