Большинство историй о закрытых кафе начинаются одинаково: человек нашёл симпатичное помещение по приемлемой цене, сделал ремонт, купил оборудование, придумал меню и открылся. А потом выяснилось, что мимо ходят не те люди, аренда съедает всю выручку, а кухня не успевает за залом в обед.

Порядок шагов при открытии кафе важен не меньше, чем сами шаги. Ниже тот порядок, в котором решения обычно принимаются с наименьшими потерями.

Юридическая сторона (регистрация, уведомления, касса, санитарные требования) здесь описана только в общих чертах. Конкретный список документов для вашего формата и региона сверьте с юристом и бухгалтером до подписания договора аренды.

Шаг первый: гость и формат

Прежде чем смотреть помещения, ответьте на вопрос, кто будет вашим гостем. Не «все, кто любит вкусно поесть», а конкретно: офисные сотрудники на обеде, мамы с колясками в спальном районе, студенты вечером, водители на трассе.

От ответа зависит всё остальное: где нужно место, какой средний чек, сколько посадочных мест, какое меню и какие часы работы. Кофейня для офисного центра и семейное кафе у парка требуют разных помещений, разного оборудования и разной команды.

Хорошая проверка: опишите один обычный день вашего кафе по часам. Кто приходит в 8 утра, в обед, вечером. Если день не складывается или складывается только в выходные, формат придётся пересмотреть, и лучше это сделать ещё на бумаге.

Шаг второй: расчёт до помещения

Цифры считают обычно после того, как нашли помещение. Правильнее наоборот: сначала понять, какую аренду формат способен выдержать, и только потом искать.

Прикиньте реалистичный средний чек, количество гостей в обычный будний день и в выходной, фудкост для вашего меню и зарплатный фонд. Отсюда получается, какая выручка возможна и сколько из неё может уйти на аренду. Проверить, при каком потоке кафе выходит в ноль, удобно в калькуляторе точки безубыточности.

Отдельной строкой посчитайте деньги на открытие: ремонт, оборудование, мебель, посуду, первую закупку, вывеску и запас на первые три-четыре месяца работы, когда выручка ещё не вышла на плановую. Запас — самая частая статья, которую забывают. Кафе редко выходит на плановые цифры с первого месяца, и без подушки владелец начинает принимать решения в панике.

Шаг третий: место

Когда понятен гость и максимальная аренда, можно искать помещение. Здесь решают трафик нужных людей, видимость входа, технические возможности помещения и условия договора. О том, как оценивать помещение и что проверить до подписания, подробно рассказано в отдельной статье о выборе помещения для кафе.

Коротко: не подписывайте договор, пока не убедились, что в помещении можно сделать вытяжку, хватает электрической мощности и есть подходящая канализация. Эти три вещи чаще всего превращают выгодную аренду в дорогой ремонт.

Шаг четвёртый: ремонт и оборудование

План кухни составляется от меню, а не наоборот. Сначала определите, какие блюда вы готовите, какие операции они требуют, и только потом решайте, сколько нужно плит, пароконвектоматов и холодильников. Иначе легко купить дорогую печь, которая используется раз в день.

Оборудование не обязательно покупать новым. Холодильные столы, мойки, стеллажи хорошо служат и после другого заведения. А вот на кофемашине, если кофе у вас одна из основных позиций, и на вытяжке лучше не экономить: ремонт кофемашины в разгар сезона или неработающая вентиляция на кухне обойдутся дороже разницы в цене.

Сроки ремонта почти всегда растягиваются. Закладывайте в план запас в несколько недель и не объявляйте дату открытия, пока не подключены вода, электричество и вытяжка.

Шаг пятый: меню

Меню на открытие лучше делать коротким. Двадцать хорошо отработанных позиций лучше, чем шестьдесят, из которых половину кухня готовит неуверенно. Короткое меню проще в закупке, даёт меньше списаний и позволяет быстро понять, что гости берут.

Для каждой позиции нужна техкарта с граммовкой и себестоимостью. Без неё невозможно ни выставить цену, ни объяснить новому повару, как готовить.

Если меню будет меняться часто, например под сезон или под то, что продаётся, удобнее с самого начала держать его в электронном виде. Электронное меню по QR-коду правится за минуту, и печатать новые листы после каждой правки не нужно.

Шаг шестой: команда

Людей ищите раньше, чем кажется нужным. Повару нужно время, чтобы отработать меню, официантам — чтобы изучить его и привыкнуть к залу. Хорошо, если основная команда выходит хотя бы за неделю до открытия.

В маленьком кафе каждый человек значит много. Один сильный повар и один спокойный администратор часто важнее, чем идеальный интерьер.

Шаг седьмой: тестовые дни

Перед официальным открытием проведите два-три дня для своих: друзей, соседей по улице, сотрудников соседних офисов. Попросите их вести себя как обычные гости и честно рассказать, что было не так.

Тестовые дни показывают то, что не видно на бумаге: кухня не успевает, если приходит больше десяти человек одновременно; посуды не хватает; в зале дует от двери; одно из блюд никто не доедает. Это проще исправить до открытия, чем после первых отзывов.

Первые недели после открытия

Открытие — не конец работы, а её начало. Первые недели показывают, насколько расчёты совпали с реальностью. Что отслеживать в это время и как не хвататься за всё сразу, описано в статье про первый месяц после открытия.

На этом этапе записывайте всё, что идёт не так, но меняйте по одной вещи за раз. Иначе через месяц уже не будет понятно, что помогло, а что нет.