Звонок обычно такой: «Нас будет человек тридцать, юбилей, сколько это будет стоить?» И администратор отвечает наугад, потому что «человек тридцать» может оказаться двадцатью двумя или сорока, а «юбилей» — это и лёгкий фуршет, и застолье на шесть часов с горячим и тортом. Через месяц выясняется, что еды было слишком много, половина ушла в контейнеры гостям, а кафе заработало меньше, чем на обычной пятнице.

Расчёт банкета на человека спасает от обеих крайностей: и от пустых тарелок через час, и от горы недоеденного. Ниже — ориентиры, на которые можно опираться, и пример расчёта.

Сколько еды на банкет на одного человека

Здесь нет закона, только практика. Гостям важно, чтобы еды хватило и чтобы стол выглядел щедро, особенно в начале. Ориентиры для застолья на четыре-пять часов, когда есть закуски, горячее и десерт, обычно такие:

  • холодные закуски и салаты — от 300 до 450 граммов на гостя, суммарно по всем позициям;
  • горячая закуска, если она есть, — 80–150 граммов;
  • горячее — 200–300 граммов основного продукта с гарниром на гостя;
  • хлеб — 50–80 граммов;
  • десерт или торт — 100–150 граммов;
  • безалкогольные напитки — от одного до полутора литров на гостя, летом ближе к верхней границе.

В сумме выходит примерно килограмм-полтора еды на человека. Если банкет короче или это фуршет стоя, объёмы снижаются. Если много мужчин среднего возраста и праздник длинный — смело берите верхнюю границу. Если среди гостей много детей и пожилых, обычно хватает нижней.

Отдельно спросите заказчика, будут ли свои продукты: торт, домашние соленья, фрукты с дачи. Это меняет и объём, и цену — и об этом стоит договориться заранее, а не узнать в день праздника.

Как гости едят на самом деле

Первые полтора часа съедается большая часть закусок. Потом начинаются тосты, танцы, разговоры — и к горячему многие подходят уже сытыми. Поэтому горячее чаще возвращается недоеденным, чем салаты. Некоторые кафе предлагают горячее на выбор из двух позиций с заранее собранным списком: так проще угадать порции и меньше остаётся на тарелках.

Ещё одна деталь из практики: красивее, когда закуски выставляют не сразу все, а в две подачи. Стол выглядит полным весь вечер, а не только первые полчаса, и вы видите, что идёт хорошо, а что стоит нетронутым.

Стоимость банкета на человека: от себестоимости к цене

Начинайте с себестоимости, а не с того, «сколько берут соседи». Соберите банкетное меню, посчитайте стоимость продуктов на одного гостя и добавьте наценку, которая покроет работу кухни, зала, аренду и прибыль.

Для примера, условные цифры. Банкет на 30 гостей. Продукты на одного гостя по банкетному меню стоят 1 100 ₽. Вы закладываете наценку так, чтобы цена была в три раза выше себестоимости, — получается 3 300 ₽ на человека. На всю компанию это 3 300 × 30 = 99 000 ₽ за еду. Напитки, если заказчик берёт их у вас, считаются отдельной строкой.

Наценка на банкетное меню у многих кафе ниже, чем в обычном меню, — гостей много, кухня готовит партиями, зал занят предсказуемо. Но не стоит опускаться слишком низко: банкет занимает весь зал или его часть на целый вечер, и обычных гостей в это время вы не обслужите. Как вообще выбирать наценку под разные категории блюд, мы разбирали в статье о наценке в общепите. Чтобы не считать вручную, удобно воспользоваться калькулятором банкета: вносите позиции и количество гостей, и он показывает стоимость на человека и сумму предоплаты.

Сервисный сбор

Сервисный сбор — процент сверху, который идёт на оплату работы официантов, дополнительный персонал и обслуживание праздника. Обычно его называют в первом же разговоре и записывают в договор, чтобы у заказчика не было ощущения, что сумму «накрутили» в конце.

В нашем примере при сборе 10 % к 99 000 ₽ добавляется 9 900 ₽, итого 108 900 ₽ без напитков. Если в эту сумму входят уборка после праздника, оформление зала или работа ведущего, напишите это прямо в расчёте. Как именно оформлять сбор в чеке и договоре, правила меняются и зависят от формы бизнеса — уточните у бухгалтера.

Предоплата и минимальное число гостей

Без предоплаты банкет — это риск. Заказчик может перенести дату, уменьшить число гостей в последний день или просто не прийти, а продукты уже закуплены и заготовки сделаны.

Частая схема — две части. При бронировании гость вносит предоплату, достаточную, чтобы покрыть продукты и потерю вечера, например 30–50 % от суммы. В нашем примере половина от 108 900 ₽ — это 54 450 ₽. Окончательное число гостей фиксируется за два-три дня до праздника, и дальше расчёт идёт по этому числу, даже если пришло меньше. Пропишите это в договоре простыми словами, без мелкого шрифта.

Подробнее о том, как вести банкет в день праздника и не забыть зал с обычными гостями, мы писали в статье о банкете и большом заказе.

Если заказчик просит «подешевле»

Самый частый вопрос после расчёта. Снижать цену на гостя за счёт наценки — плохой путь: вы работаете тот же вечер за меньшие деньги. Лучше предложить другое меню. Заменить одно из горячих на более простое, убрать дорогую рыбную нарезку, сделать салаты из сезонных продуктов, предложить торт заказчика вместо своего десерта. Тогда цена на человека снижается, а маржа остаётся на своём уровне.

Расчёт банкета на человека лучше делать заранее, а не во время звонка. Держите под рукой два-три готовых банкетных меню разного уровня с уже посчитанной ценой на гостя. Когда в следующий раз позвонят с «человек тридцать, юбилей», администратор назовёт три цифры за минуту, а не пообещает «перезвонить после того, как посчитаем».