Фонд оплаты труда в кафе: как считать ФОТ с налогами, какую долю выручки держать и где нельзя резать

Владелец небольшого кафе обычно знает, сколько стоит килограмм говядины, но на вопрос «сколько у вас уходит на людей» отвечает суммой, которую выдаёт на руки в конце месяца. Это не одно и то же. Фонд оплаты труда в кафе — это всё, что заведение тратит на персонал: зарплаты, премии, налоги и взносы сверху, иногда питание и форма. И именно эта цифра, а не сумма в конвертах, показывает, по силам ли вам текущий штат.

Что входит в ФОТ и почему сумма «на руки» обманывает

Когда кафе платит сотрудникам официально, к начисленной зарплате добавляются налог с доходов и страховые взносы. Налог удерживается из зарплаты, а взносы платит работодатель поверх неё. В результате сотрудник получает одну сумму, а кафе тратит заметно больше.

Конкретные ставки, льготы для малого бизнеса и правила для разных форм — ИП, ООО, самозанятые на подработке — меняются и зависят от региона и вашего режима налогообложения, поэтому цифры уточните у бухгалтера. Здесь важен сам принцип: считайте расходы на людей с налогами, иначе вы систематически занижаете себе затраты.

В ФОТ стоит включать:

• оклады и почасовые ставки всех сотрудников, включая управляющего, если он на зарплате;
• проценты, премии, доплаты за переработку и праздники;
• налоги и взносы, которые платит работодатель;
• отпускные и замены на время отпусков и больничных — их удобнее откладывать каждый месяц понемногу.

Питание персонала и форму многие считают отдельной строкой. Это нормально, главное — делать это одинаково из месяца в месяц, чтобы цифры можно было сравнивать.

Доля зарплат в выручке как ориентир

Самый удобный способ оценить ФОТ — посмотреть, какую долю выручки занимает зарплата персонала вместе со всем, что начисляется сверху. Возьмём условный пример. Выручка кафе за месяц — 1 500 000 ₽. Сотрудникам начислено 300 000 ₽. Для примера допустим, что налоги и взносы добавляют к этому 30% — реальную нагрузку назовёт ваш бухгалтер. Тогда фонд оплаты труда — 300 000 × 1,3 = 390 000 ₽, а его доля в выручке — 390 000 / 1 500 000 = 26%.

Сколько это — много или мало, зависит от формата. Кофейня у метро с двумя бариста и столовая на раздаче живут при одной доле, ресторан с полным обслуживанием и сложной кухней — при другой. Универсального «правильного» процента ФОТ ресторана нет, и цифры из интернета я бы воспринимал как очень грубый ориентир.

Полезнее смотреть на свою долю в динамике. Если полгода было около 25%, а в этом месяце стало 32%, а штат не менялся — значит, упала выручка, и это сигнал не про зарплаты, а про зал. Если выручка стоит на месте, а доля растёт — где-то появились лишние часы.

Почасовая оплата или оклад с процентом

Две основные схемы встречаются в небольших заведениях чаще других.

Почасовая оплата честна и прозрачна. Человек отработал девять часов — получил за девять. Её легко планировать вместе с графиком, легко сокращать часы в тихий сезон и наращивать в высокий. Минус в том, что у сотрудника нет прямой связи между работой и результатом смены: что пусто в зале, что полно — ставка одна.

Оклад плюс процент от выручки смены даёт эту связь. Официант или бариста заинтересован, чтобы гостей обслужили быстро и они вернулись. Но в тихий месяц такой сотрудник получает заметно меньше и начинает искать подработку, а в хороший месяц ФОТ растёт вместе с выручкой — это, кстати, удобно для кафе, расходы гибкие.

На практике многие приходят к смешанной схеме: почасовая ставка, на которую можно жить, и небольшой процент от выручки всей смены. О том, как процент и премии влияют на поведение зала, подробно написано в статье о мотивации официантов, здесь не буду повторяться.

Отдельный вопрос — кухня. Повара редко получают процент от выручки, и это понятно: они не влияют на количество гостей. Зато они сильно влияют на списания и скорость. Некоторые кафе платят кухне небольшую премию по итогам месяца, если себестоимость и списания уложились в план.

Расписание под трафик, а не под привычку

Самый большой резерв в ФОТ обычно не в ставках, а в часах. Расписание многих кафе устроено по принципу «так повелось»: два официанта с открытия до закрытия, повар и помощник весь день. При этом с одиннадцати до часу в зале три стола, а с семи до десяти вечера не хватает рук.

Посмотрите выручку по часам хотя бы за две недели — многие кассы это показывают. Наложите на неё, сколько людей было на смене в каждый час. Почти всегда найдётся окно, где двое делают работу одного, и окно, где один не успевает за троих.

Решение — короткие смены и «перекрытия». Например, второй официант выходит не к открытию, а к пяти вечера, и работает до закрытия. Утренний повар уходит в четыре, вечерний приходит в два, и два часа они работают вместе на заготовках. Собрать такую сетку проще в шаблоне — для этого есть шаблон графика смен, а про сам подход к расписанию мы писали в статье о графике смен в кафе.

Ловушки урезания

Когда выручка падает, ФОТ кажется самой простой статьёй для экономии. Убрать одного человека со смены — и сразу минус одна зарплата. Но здесь легко сделать хуже.

Первая ловушка — убирать людей из пиковых часов. В пятницу вечером один официант на двенадцать столов не успевает. Гости ждут, заказывают меньше, не берут десерт, не возвращаются. Сэкономленная ставка теряется за один вечер недополученной выручки.

Вторая — экономить на тех, кого не видно. Посудомойщица или уборщица кажутся «необязательными», и их обязанности раздают официантам и поварам. Через неделю повар моет кастрюли вместо того, чтобы делать заготовки, а грязная посуда копится к вечеру.

Третья — снижать ставки. Даже небольшое снижение воспринимается командой как сигнал «здесь плохо», и первыми уходят самые сильные: им проще найти другое место. Нанять и обучить нового человека стоит дороже, чем кажется, особенно если считать время старших сотрудников, которые его учат.

Если людей правда больше, чем нужно, честнее и спокойнее сократить часы в тихие периоды и обсудить это с командой открыто, чем молча срезать ставки.

С чего начать на этой неделе

Возьмите прошлый месяц и посчитайте три цифры: всё начисленное персоналу, налоги и взносы сверху (попросите бухгалтера назвать сумму), выручку. Поделите фонд оплаты труда в кафе на выручку — это ваша отправная точка. Потом наложите часы на выручку по часам за две недели и найдите одно окно, где людей больше, чем гостей. Начните с переноса одной смены, а не с увольнений, и через месяц посмотрите, как изменилась доля.