Первый вопрос, который задаёт себе владелец нового кафе после пары недель работы, звучит так: «Мы вообще в плюсе?» По выручке этого не понять. Касса может показывать приятные 40 тысяч в день, а к концу месяца денег на счёте окажется меньше, чем в начале. Точка безубыточности отвечает на вопрос проще и честнее: сколько нужно продавать, чтобы все расходы закрылись, а заработок начался со следующего рубля.

Два вида расходов

Все траты кафе делятся на две группы, и от того, насколько аккуратно вы их разделите, зависит, будет ли расчёт похож на правду.

Постоянные расходы не зависят от того, сколько гостей пришло. Аренда, оклады, налоги и взносы с окладов, коммунальные платежи в той части, что платится всегда, вывоз мусора, бухгалтер, интернет, программы учёта и кассы, охрана, обслуживание оборудования. Пришло пять гостей или пятьсот, эти деньги уйдут.

Переменные расходы растут вместе с продажами. Продукты (тот самый фудкост), упаковка навынос, комиссия банка за оплату картой, комиссия агрегатора доставки, процент от продаж, если он есть в зарплате официантов или поваров.

Спорные статьи вроде электричества разумно отнести к постоянным. Плита и холодильники работают весь день независимо от того, сколько блюд заказали, и небольшая погрешность здесь не испортит расчёт.

Считаем на примере

Возьмём небольшое кафе на 40 мест в областном центре. Цифры условные, подставьте свои.

Постоянные расходы в месяц:

  • аренда — 180 000 ₽;
  • зарплата с налогами и взносами — 420 000 ₽;
  • коммунальные платежи — 45 000 ₽;
  • бухгалтер, связь, программы, вывоз мусора, мелкий ремонт — 55 000 ₽.

Итого 700 000 ₽.

Переменные расходы в процентах от выручки: продукты 32%, эквайринг 2%, упаковка и расходники 3%. Вместе 37%. Значит, с каждого рубля выручки после оплаты переменных расходов остаётся 63 копейки. Это маржинальный доход, и именно он работает на покрытие аренды и зарплат.

Точка безубыточности = постоянные расходы / доля маржинального дохода = 700 000 / 0,63 ≈ 1 111 000 ₽ в месяц.

Переводим в гостей

Миллион с небольшим в месяц звучит абстрактно. Команде и самому владельцу понятнее другая цифра.

Делим на 30 дней и получаем около 37 000 ₽ в день. При среднем чеке 800 рублей это 47 чеков ежедневно. Если кафе работает с 10 до 22, выходит примерно четыре чека в час, но в реальности поток неровный: восемь в обед, пятнадцать вечером, пустые провалы в середине дня.

Вот эту цифру и полезно повесить перед глазами. «Нам нужно 47 чеков в день» сразу проверяется по кассе вечером, в отличие от «нам нужен миллион сто».

Если вы не хотите считать руками, калькулятор точки безубыточности кафе делает то же самое: вписываете постоянные расходы, фудкост, комиссии и средний чек, получаете выручку и число чеков в день.

Где расчёт обычно врёт

Самая частая ошибка — забытые постоянные расходы. Владелец не платит себе зарплату и не включает её в расчёт. Кафе выходит «в плюс», а человек при этом работает по двенадцать часов без дохода. Если вы сами стоите на кассе или за плитой, включите в расчёт хотя бы ту сумму, за которую наняли бы на своё место другого человека.

Вторая ошибка — фудкост из техкарт вместо фактического. По картам получается 28%, а по накладным и остаткам выходит 36%, потому что есть списания, порции «на глаз» и бесплатный хлеб. Для расчёта берите фактический процент за прошлый месяц: закупки плюс остатки на начало минус остатки на конец, делённые на выручку.

Третья — один средний чек на всю неделю. В будни он может быть 600 рублей за счёт обедов, в пятницу вечером 1400. Если посчитать точку по среднему, будни будут казаться провальными, а выходные спасительными, хотя обе картины неточные. Полезнее посчитать отдельно, сколько нужно выручки в будний день и в выходной, раз уж структура потока у вас такая.

И последнее. Точка безубыточности не учитывает деньги, вложенные в открытие: ремонт, оборудование, первую закупку. Выход в ноль означает, что кафе перестало терять деньги каждый месяц, но не значит, что вложения вернулись. Для окупаемости нужен отдельный расчёт: сколько прибыли сверх точки вы получаете в месяц и за сколько месяцев эта прибыль покроет вложенное.

Если цифра недостижима

Бывает, что расчёт даёт 120 чеков в день для кафе, которое в лучший день видит 60. Тогда есть четыре рычага, и полезно понимать, какой из них можно сдвинуть на самом деле.

  • Средний чек. Каждые 10% роста среднего чека уменьшают нужное число гостей почти на столько же. Это самый мягкий рычаг, и о нём подробно написано в статье о среднем чеке.
  • Фудкост. Если остальные переменные расходы занимают 5%, то снижение фудкоста с 36% до 31% поднимает маржинальный доход с 59 до 64 копеек на рубль и опускает точку почти на 8%. Обычно это достигается не заменой продуктов на дешёвые, а борьбой со списаниями и точной граммовкой.
  • Постоянные расходы. Аренду в середине договора не изменишь, а вот график смен можно. Если в зале с 15 до 17 сидят два официанта на трёх гостей, это деньги, которые платятся впустую каждый день.
  • Число гостей. Самый медленный рычаг, потому что зависит от места, отзывов и времени. Но и самый большой, если остальные уже выбраны.

Если после всех разумных правок цифра всё равно в полтора-два раза выше того, что кафе продаёт сейчас, это серьёзный сигнал. Иногда формат не подходит месту, иногда аренда слишком высока для такого трафика. Лучше увидеть это на листе бумаги в третьем месяце, чем по пустому счёту в девятом.

Как пользоваться расчётом дальше

Пересчитывайте точку каждый раз, когда меняется что-то крупное: аренда, зарплатный фонд, цены в меню, доля доставки. А между пересчётами просто следите за двумя числами на кассе: выручкой за день и количеством чеков. Если выручка ниже нужной, по числу чеков сразу видно, в чём дело: пришло меньше гостей или они тратили меньше обычного. От этого зависит, что делать завтра. В первый месяц после открытия эти две цифры дают больше пользы, чем любой подробный отчёт.