Про медицинские книжки в кафе вспоминают в двух случаях: когда приходит проверка и когда новый повар уже вышел на смену, а книжки у него нет. В обоих случаях думать поздно. Медицинская книжка для работы в кафе — скучная бумажная тема, но из тех, где небольшой порядок заранее избавляет от больших неприятностей потом.

Сразу оговорка. Правила о том, кому и какие обследования проходить, как часто продлевать книжку и как она оформляется, время от времени меняются и могут отличаться в зависимости от региона и вида деятельности. Поэтому всё ниже — про организацию процесса, а конкретные требования и сроки уточните в Роспотребнадзоре или в медицинском центре, который этим занимается.

Зачем она нужна, если все здоровы

Книжка — это подтверждение, что сотрудник прошёл обследования и допущен к работе с продуктами или с гостями. Кафе — место, где через руки персонала проходит еда для десятков людей в день. Одна кишечная инфекция у повара может отправить в больницу ползала, и тогда вопрос «а была ли у него книжка» станет первым, который зададут.

Для владельца это ещё и способ защитить себя. Если сотрудник допущен к работе с действующей книжкой, у вас есть документ, что вы сделали то, что от вас требовалось. Если без неё — отвечать придётся в том числе вам.

Кому из персонала она нужна

Медкнижка в общепите обычно нужна всем, кто так или иначе касается еды, посуды или гостей. Повара, кондитеры, заготовщики — очевидно. Но список шире, чем думают многие владельцы небольших кафе.

  • Официант разносит блюда, убирает посуду, иногда сам собирает десерт или наливает напиток — медкнижка официанта нужна так же, как повару;
  • бармен и бариста работают с продуктами напрямую, даже если «только наливают»;
  • мойщица посуды и уборщица кухни имеют дело с посудой и поверхностями, на которых готовят;
  • администратор, который в пик выходит на раздачу или подменяет официанта;
  • кассир, если касса стоит рядом с выдачей и он отдаёт заказы.

Вопрос «кому нужна медкнижка в общепите» чаще всего возникает про тех, кто вроде бы далёк от еды: бухгалтер, курьер, охранник. Здесь как раз лучше уточнить требования для вашего случая. По опыту, если человек хотя бы иногда заходит на кухню или касается заказа, проще оформить книжку, чем потом объяснять, почему он был на кухне без неё.

Кто платит за оформление

Здесь на практике встречается всё. В одних кафе за оформление и продление платит работодатель, в других сотрудник приходит уже с книжкой, в третьих расходы делят или компенсируют после испытательного срока. Как это правильно оформить в трудовых отношениях, подскажет ваш бухгалтер.

С управленческой стороны у меня такое мнение: если платит кафе, контроль сроков проще. Вы сами отправляете людей на продление по графику, а не надеетесь, что каждый не забудет. А если платит сотрудник, он будет тянуть до последнего, и вы узнаете о просрочке в день проверки.

Учёт сроков в таблице

Главная проблема не в том, чтобы оформить книжки, а в том, чтобы не пропустить продление. У разных людей сроки истекают в разное время, плюс у части обследований свой срок, отдельный от самой книжки.

Хватит простой таблицы. Столбцы: имя, должность, номер книжки, дата последнего продления, дата следующего, отдельные даты по обследованиям, если они отличаются, и отметка «копия в папке». Строки — сотрудники. Добавьте условное форматирование: если до следующей даты меньше месяца, ячейка желтеет, если срок прошёл — краснеет.

Смотреть таблицу удобно раз в месяц, в один и тот же день, например при составлении графика смен. Тогда продление можно сразу вписать в график: человек уходит в медцентр утром перед вечерней сменой, а не отпрашивается в пятницу.

Бывает, что у нескольких человек сроки совпадают в одном месяце, — тогда их лучше отправлять по очереди, а не всех на одну неделю.

Новый сотрудник без книжки

Классическая ситуация: нашёлся хороший официант, готов выйти завтра, а книжки нет или она просрочена. Соблазн выпустить его «пока оформляет» понятен, особенно когда в зале не хватает людей.

Делать так не стоит. Безопаснее договориться о дате выхода после оформления и сразу дать адрес медцентра, где это делают быстро. Если очень нужно, человека можно взять на обучение без контакта с едой и гостями — изучать меню, стандарты, технику работы, — но только если вы уверены, что это допустимо, а не формальная отговорка. При найме спрашивайте про книжку на первом же разговоре, вместе с графиком и опытом. Как устроить собеседование и пробную смену, есть в статье о том, как нанять официанта.

Где хранить и что показывать на проверке

Оригинал книжки обычно у сотрудника или на месте работы — порядок зависит от того, как у вас принято и что требуют проверяющие. В любом случае в кафе должна быть папка с копиями всех книжек и та самая таблица сроков. Когда приходит проверка, вы открываете папку, а не обзваниваете людей с просьбой принести книжку из дома.

Медкнижки — часть общей санитарной дисциплины вместе с журналами, маркировкой и графиками уборки. Если эта система у вас пока держится на памяти администратора, полезно почитать про ХАССП в кафе простыми словами — там описано, как всё это связать в один порядок.

Когда сотрудник уходит

Про это забывают чаще всего. Человек увольняется, а его строка остаётся в таблице, копия — в папке, и через полгода непонятно, кто из списка ещё работает. При увольнении строку лучше переносить на отдельный лист «уволенные» с датой ухода, а копию книжки убирать из рабочей папки. Тогда на проверке у вас в руках ровно те люди, которые сегодня стоят на смене.