Бывает так: по итогам месяца кафе в плюсе, бухгалтер показывает прибыль, а во вторник утром нет денег на закупку и нечем заплатить поставщику мяса. Владелец не понимает, куда делись деньги, и начинает подозревать персонал. Чаще всего никто ничего не украл. Просто деньги приходят одними днями, а уходят другими, и в какой-то момент между ними образуется дыра. Это и есть кассовый разрыв в кафе.

Прибыль и деньги на счёте — разные вещи. Прибыль считается за период, а платить нужно в конкретный день. Если аренда за квартал списывается одним платежом, а выручка капает ежедневно, в день аренды счёт может оказаться почти пустым, хотя за три месяца всё сходится.

Откуда берётся разрыв в работающем кафе

Причины почти всегда одни и те же, и их можно заранее увидеть в календаре.

  • Аренда, которую арендодатель берёт за месяц или квартал вперёд;
  • налоги и взносы, которые платятся раз в месяц или квартал крупной суммой;
  • зарплата два раза в месяц, когда выплата совпадает со слабой неделей;
  • сезонный спад: после праздников и в межсезонье выручка падает, а аренда и зарплата остаются прежними;
  • разовая крупная покупка — новая посудомойка, ремонт холодильной камеры, запас на банкетный сезон;
  • деньги, которые ещё не пришли: эквайринг зачисляется на следующий день, а по выходным и праздникам — позже.

Последний пункт часто недооценивают. В пятницу и субботу кафе делает лучшую выручку недели, но по карте она придёт на счёт только в понедельник или вторник. Если поставщик ждёт оплату в понедельник утром, денег формально нет.

Условный пример: прибыльная неделя с минусом

Возьмём для примера кафе, у которого в понедельник на счёте 140 000 ₽. За неделю ожидается 260 000 ₽ выручки. В среду нужно заплатить поставщикам 120 000 ₽, в четверг — аренду 150 000 ₽, в пятницу — зарплату 180 000 ₽.

Денег за неделю: 140 000 + 260 000 = 400 000 ₽. Платежей: 120 000 + 150 000 + 180 000 = 450 000 ₽. К пятнице не хватает 50 000 ₽, хотя следующие три недели месяца аренды нет, и по итогам месяца кафе спокойно выходит в плюс.

Без календаря владелец узнаёт об этом в пятницу вечером, когда повара ждут деньги. С календарём — за три недели, и успевает перенести закупку, договориться об отсрочке или отложить часть выручки заранее.

Платёжный календарь на восемь недель

В крупном ресторане платёжный календарь ведёт финансист, а для небольшого кафе не нужна сложная программа. Хватит таблицы, где строки — недели, а столбцы — деньги на начало недели, ожидаемые поступления, обязательные платежи и остаток на конец. Восемь недель — удобный горизонт: видно ближайшую квартальную аренду, налоговые платежи и сезонный провал.

Заполнять лучше в определённый день, например в понедельник до обеда. Сначала вписываются платежи, которые нельзя сдвинуть: аренда, зарплата, налоги, коммуналка, кредит. Потом — закупки по обычному графику. Поступления ставятся осторожно: не по лучшей неделе прошлого года, а по средней за последний месяц, а в межсезонье — с запасом вниз.

Если остаток на конец какой-то недели уходит в минус или падает ниже резерва, это сигнал заранее, а не в день платежа. Для оценки, сколько гостей нужно в день, чтобы просто покрыть постоянные расходы, пригодится калькулятор точки безубыточности — эта цифра хорошо ложится в строку «ожидаемые поступления» как нижняя планка. Подробнее о самом расчёте написано в статье про точку безубыточности кафе.

По-моему, главная польза календаря даже не в цифрах, а в привычке. Когда раз в неделю смотришь на восемь недель вперёд, крупные покупки перестают случаться «вдруг».

Резерв: сколько держать и где

Резерв — это деньги, которые лежат отдельно и не тратятся на текущие нужды. Обычно советуют держать сумму, равную постоянным расходам на две-три недели: аренда, зарплата, коммуналка. Для кафе, которое только открылось, это нереально, и тогда резерв собирается постепенно — небольшой процент с каждой хорошей недели.

Держать его удобнее на отдельном счёте, а не в сейфе. Деньги в сейфе слишком легко взять «до понедельника» на закупку овощей, и понедельник растягивается на месяц.

Переговоры с поставщиками

Отсрочку платежа поставщики дают охотнее, чем кажется, но не всем и не сразу. Им важны две вещи: что вы платите стабильно и что предупреждаете заранее. Звонок за неделю «в среду заплатим половину, остальное в понедельник» воспринимается нормально. Тишина и неоплаченная накладная — нет.

Если вы работаете с поставщиком несколько месяцев и ни разу не задерживали оплату, можно просить постоянную отсрочку на 7–14 дней. Часто её дают на часть ассортимента. Это фактически бесплатный кредит, который сглаживает недели с арендой. О том, как выбирать поставщиков и выстраивать с ними отношения, есть отдельный материал — поставщики для кафе.

Ещё один рычаг — сдвинуть крупную закупку. Если сухой склад забит на две недели вперёд, а мука и масло куплены «потому что была скидка», это деньги, которые сейчас пригодились бы на аренду. В неделю с крупным платежом закупайте ровно на ближайшие дни.

Чего делать нельзя

Самая опасная привычка — закрывать разрыв деньгами, отложенными на налоги. Кажется, что до срока уплаты ещё три недели, а там выручка подтянется. Если не подтянется, к долгу перед поставщиком добавятся пени и разговор с налоговой. Порядок и сроки уплаты зависят от формы бизнеса и режима налогообложения, поэтому, что и когда вы платите, уточните у своего бухгалтера и вынесите эти суммы в календарь отдельной строкой.

То же с зарплатой. Задержка на два дня один раз люди простят, регулярные задержки — нет, и первыми уйдут сильные повара.

Не стоит и закрывать дыру личной кредиткой владельца без плана, как её погасить. Если разрыв повторяется каждый месяц, проблема не в одной неделе, а в структуре: слишком дорогая аренда, слишком длинное меню и большой склад, низкая наценка.

Если разрыв уже случился

Сначала — список всех платежей на ближайшие две недели и честная оценка поступлений. Потом звонки: поставщикам с предложением оплатить частями, арендодателю с просьбой разбить платёж, если он берёт за квартал. Пока идут переговоры, закупки урезаются до минимума, а из меню на время убираются позиции с дорогими редкими продуктами.

Когда неделя закрыта, самое полезное — сесть и вписать в календарь причину, которая к ней привела. Если это была квартальная аренда, через три месяца она придёт снова, и откладывать на неё нужно начинать с завтрашней выручки.