В небольшом кафе продукты обычно заказывает тот, у кого есть свободная минута: шеф, управляющий, иногда сам владелец вечером по телефону. Поставщиков выбирали по рекомендации знакомых или по первому звонку торгового представителя. Работает, пока всё в порядке. Но если поставщик один раз привезёт не то, опоздает в пятницу или поднимет цену без предупреждения, кухня оказывается без нужного продукта в самый загруженный день.

Закупка — самая большая переменная статья расходов кафе. Небольшая переплата на каждой позиции за месяц складывается в сумму, сравнимую с зарплатой повара.

Где искать

Хороших поставщиков чаще всего находят через других рестораторов. Спросите у знакомых владельцев кафе в вашем городе, с кем они работают и почему. Они честно расскажут и о тех, с кем работать перестали.

Есть оптовые базы и распределительные центры, где можно посмотреть продукцию своими глазами. Есть фермеры и небольшие производства, которые работают напрямую. Есть крупные дистрибьюторы с широким ассортиментом и доставкой по расписанию.

У каждого варианта свои плюсы. Крупный дистрибьютор удобен: один заказ, одна поставка, документы в порядке. Фермер может дать лучший продукт по мясу, молоку или овощам, но с ним сложнее договориться о стабильных объёмах и сроках. Оптовая база дешевле, но требует времени и своего транспорта.

Как проверить до первого заказа

Попросите образцы основных позиций и приготовьте из них ходовые блюда. Вкус и качество видно сразу.

Узнайте условия: минимальная сумма заказа, дни и время доставки, как принимаются заказы и до какого часа, как решаются вопросы с браком и возвратом, какие документы идут вместе с товаром.

Поинтересуйтесь, как поставщик хранит и возит продукты. Охлаждённое мясо, которое везут в обычной машине летом, приедет уже не таким, каким было на складе.

И попробуйте сделать первые несколько заказов небольшими, прежде чем переводить на нового поставщика всю закупку по этой группе.

Один поставщик или несколько

Один поставщик на всё удобен: меньше звонков, меньше приёмок, проще документы. Но если он подведёт, вы остаётесь без всего сразу.

Несколько поставщиков по группам продуктов безопаснее. Мясо у одного, овощи у другого, молочные продукты у третьего, сухие продукты у четвёртого. Если один не привёз, остальное на месте, и можно быстро найти замену по одной группе.

Для самых важных позиций полезно иметь запасного поставщика. Необязательно заказывать у него регулярно, но с ним должен быть заключён договор, и он должен знать, что вы можете позвонить.

Заказ по продажам, а не по привычке

Многие кафе заказывают продукты по привычке: столько же, сколько на прошлой неделе, плюс немного на всякий случай. Этот запас на всякий случай и превращается в списания.

Точнее заказывать от продаж. Посмотрите, сколько порций каждого блюда продано за прошлую неделю, умножьте на граммовку из техкарт, учтите остатки на складе и срок хранения продукта. Получится количество, которое реально нужно. Если впереди праздники, погода, событие в районе, скорректируйте на это.

Удобно вести простую таблицу: продукт, средний расход в неделю, текущий остаток, сколько заказать. Первые недели придётся заполнять её руками, но потом заказ занимает минуты.

Заказы лучше делать в одно и то же время, одним человеком. Когда заказывают несколько человек, одни продукты заказывают дважды, а другие забывают.

Приёмка

Большая часть проблем с поставщиками обнаруживается не при приёмке, а позже, когда повар открывает коробку. Тогда уже поздно что-то возвращать. Поэтому приёмку нельзя делать на бегу.

Кто-то должен принимать товар каждый раз, лучше один и тот же человек или несколько обученных. Порядок простой:

  • сверить накладную с заказом: всё ли привезли, нет ли лишнего;
  • проверить вес на весах, хотя бы выборочно;
  • проверить температуру охлаждённых и замороженных продуктов;
  • посмотреть сроки годности и маркировку;
  • осмотреть внешний вид: целостность упаковки, цвет, запах.

Если что-то не так, это фиксируется прямо в момент приёмки, в документах и фотографиями, при водителе. Претензия, отправленная через два дня, обычно ни к чему не приводит.

Замены и пересорт

Поставщик позвонил и говорит, что сливок нужной жирности нет, есть другие. Или привёз другую марку вместо заказанной без предупреждения. Замены случаются у всех, вопрос в том, как их принимать.

Договоритесь заранее: замены только с согласия, по телефону или в сообщении до отгрузки. Составьте список позиций, где замена недопустима, например продукты, от которых зависит вкус фирменного блюда или состав для гостей с аллергией.

Пересорт, когда в накладной одно, а в коробке другое, обнаруживается при внимательной приёмке. Если его пропустить, он проявится потом при инвентаризации как необъяснимая недостача по одной позиции и излишек по другой.

Цены

Цены у поставщиков меняются, и это нормально. Проблема, когда они меняются незаметно: в накладной новая цена, никто не сверил, и через месяц себестоимость блюд выросла, а цены в меню остались прежними.

Раз в месяц сравнивайте цены по основным позициям с прошлым месяцем. Если какая-то позиция заметно подорожала, пересчитайте себестоимость блюд, в которых она используется, и решите, что делать: менять поставщика, граммовку или цену блюда.

Раз в полгода полезно запросить цены у двух-трёх других поставщиков по основным позициям. Даже если менять поставщика не собираетесь, это даёт аргумент в разговоре с текущим.