Когда выручка проседает или аренду поднимают, владелец кафе обычно начинает экономить с того, что ближе всего: берёт продукты подешевле, убирает одного человека со смены, отключает кондиционер в зале. Гости этого сразу не замечают, но через пару месяцев почему-то приходят реже. Резать расходы стоит в другом порядке — сначала там, где гость ничего не почувствует, и только потом там, где почувствует.

Ниже — о том, как снизить расходы кафе по статьям, которые обычно остаются без внимания. Про списания продуктов и фудкост здесь почти не будет: это отдельная большая тема, и о ней есть статья о том, как сократить списания продуктов.

Сначала посмотрите на все расходы целиком

Прежде чем что-то сокращать, выпишите все регулярные платежи за последние три месяца. Не по памяти, а по выпискам банка и кассовым отчётам. Почти всегда находятся строки, о которых вы забыли: подписка на сервис, которым перестали пользоваться, абонентская плата за второй телефонный номер, страховка, которую никто не пересматривал, обслуживание кофемашины по договору, хотя её давно ремонтирует другой мастер.

Отсортируйте расходы по сумме. Крупные — аренда, зарплаты, продукты — дают основной эффект, но меняются медленно. Мелкие можно убрать за неделю, и в сумме они нередко набегают в заметную цифру.

Электричество и вода

Кухня потребляет много энергии, и часть её уходит впустую. Самое частое: оборудование, которое включено весь день «на всякий случай». Фритюр, разогретый с утра, хотя первые картошки заказывают к обеду. Пароконвектомат, который греется пустым. Вытяжка на полную мощность, когда на плите стоит одна кастрюля.

Составьте с поваром простой график: что включается к открытию, что — к обеду, что выключается после вечерней заготовки. Это не требует денег, только привычки.

Холодильники — отдельная история. Изношенный уплотнитель на двери, открытая дверь во время раскладки поставки, холодильник вплотную к плите или к стене без зазора — всё это заставляет компрессор работать без остановки. Замена уплотнителей и чистка конденсатора стоят немного, а работают годами.

С водой проще. Капающий кран в моечной, посудомоечная машина, которую запускают полупустой, бесконечно текущая вода при разморозке. Посудомойку стоит запускать полной кассетой, а размораживать продукты заранее в холодильнике, а не под краном.

Упаковка и расходники

Если у вас много навынос или доставки, упаковка может съедать больше, чем кажется. Здесь помогают три вещи.

Унификация: вместо восьми видов контейнеров — три-четыре размера, которые подходят для большинства блюд. Закупаете больше одного вида — получаете лучшую цену и меньше остатков.

Выдача по запросу: одноразовые приборы, салфетки, соусы в пакетиках — только если гость попросил. Многие едят дома и выбрасывают пластиковую вилку не распечатывая.

Сравнение поставщиков раз в полгода. Цены на упаковку меняются, и тот, кто был дешевле всех год назад, вполне может оказаться дороже других.

Меню и ассортимент

Длинное меню дорого обходится не только списаниями. Каждая лишняя позиция — это отдельный ингредиент на складе, место в холодильнике, время повара на заготовку и шанс ошибиться в час пик. Блюдо, которое заказывают два раза в неделю, может держать в холодильнике целый ящик продукта, который больше никуда не идёт.

Сократить меню — один из самых понятных способов оптимизации затрат ресторана, если делать это по продажам, а не по ощущениям. Как выбрать, что убрать, подробно разобрано в статье о том, какие блюда убрать из меню.

Аренда и подписки

Аренда — самая крупная фиксированная статья, и её редко пересматривают. Но поговорить с арендодателем можно: о рассрочке повышения, о скидке при продлении договора на более долгий срок, о том, чтобы он взял на себя ремонт фасада или вывески. Если помещение больше, чем вам нужно, подумайте, можно ли сдать часть в субаренду — например, под небольшую точку, которая не конкурирует с вами. Юридические детали договора аренды и субаренды зависят от региона и формы бизнеса — уточните их у юриста, прежде чем что-то подписывать.

С подписками на сервисы проще. Пример с условными цифрами: кафе платит 1 500 ₽ в месяц за программу, функции которой уже есть в кассе, и 900 ₽ за второй тариф мобильной связи, которым никто не пользуется. Вместе это 2 400 ₽ в месяц, или 28 800 ₽ в год. По отдельности выглядит мелочью, а за год набегает сумма, на которую можно поменять уплотнители во всех холодильниках и ещё останется.

На чём сэкономить в кафе нельзя

Есть статьи, экономия на которых обходится дороже, чем сама экономия.

  • Продукты. Дешёвый сыр, другое масло, мясо похуже — постоянные гости замечают это быстрее, чем вы думаете, и вслух обычно не говорят, просто приходят реже.
  • Чистота. Уборка, моющие средства, санитарная обработка, вывоз мусора. Экономия здесь грозит и проверками, и отзывами, и тем, что гость больше не придёт.
  • Люди в пиковые часы. Один официант на весь зал в пятницу вечером экономит одну ставку и теряет выручку вечера.
  • Свет и тепло в зале. Если гостю холодно или темно, он закажет меньше и уйдёт быстрее.

Отдельно — оборудование. Отложить ремонт посудомойки на месяц кажется экономией, пока она не сломается в субботу вечером и повар не начнёт мыть тарелки руками.

Порядок пересмотра

Если думать, как снизить расходы кафе за один квартал, а не за один вечер, удобна такая последовательность. Сначала — забытые подписки и дублирующие платежи, это быстро и безболезненно. Потом — энергия и вода, здесь меняются привычки, а не качество. Затем — упаковка и поставщики. После этого — меню и ассортимент, с опорой на цифры продаж. Аренда и график смен — последними, потому что это переговоры и изменения, которые касаются людей.

После каждого шага проверьте, как это отразилось на месячном результате. Если хочется понять, сколько нужно гостей и выручки, чтобы выйти в ноль при новых расходах, пересчитайте это в калькуляторе точки безубыточности — цифра обычно оказывается полезнее любых ощущений про «дорого» и «дёшево».