В большинстве небольших кафе инвентаризацию не любят. Её проводят раз в квартал, после закрытия, до двух ночи, всей кухней, и на следующий день никто не может вспомнить, сколько было сливочного масла во второй морозилке. Цифры получаются приблизительными, расхождение списывают на «ну, где-то недовесили», и следующая инвентаризация откладывается ещё на три месяца.

Между тем пересчёт склада — единственный способ узнать фактический фудкост, а не тот, что написан в техкартах. Разница между ними и есть деньги, которые кафе теряет, не видя этого.

Когда считать

Лучшее время — утро до первой поставки и до начала заготовок. Вечером после закрытия люди уставшие, на плите стоят заготовки на завтра, а часть продуктов уже разморожена. Утром склад в самом спокойном состоянии, и считать его проще.

Полную инвентаризацию удобно проводить раз в месяц, в первый день нового месяца. Тогда её итог ложится ровно на месячный отчёт: закупки за месяц, остатки на начало и на конец, выручка. Без этой четвёрки фудкост посчитать нельзя.

Кроме полной, полезна короткая выборочная проверка раз в неделю. О ней ниже.

Бланк по полкам, а не по алфавиту

Главная причина, почему пересчёт затягивается на полночи, — бланк, составленный по алфавиту или по группам товаров в программе учёта. Человек с таким листом бегает между холодильником, сухим складом и баром, ищет «Горошек зелёный» после «Говядины» и неизбежно что-то пропускает.

Бланк нужно составлять в том порядке, в каком продукты лежат физически. Холодильная камера: верхняя полка слева направо, средняя, нижняя. Морозильник номер один. Сухой склад: стеллаж у двери. Бар. Каждое место хранения на отдельном листе. Тогда два человека могут считать одновременно, не мешая друг другу, а пропущенную позицию сразу видно по пустой строке.

Если продукт лежит в двух местах, он и в бланке будет дважды, по одному разу на каждое место. Сложить цифры проще потом, за столом, чем вспоминать, проверил ли ты вторую коробку.

Кто считает

Надёжная схема — двое. Один считает и называет вслух, второй записывает. Ошибок становится заметно меньше, а время почти не растёт.

Желательно, чтобы хотя бы один из двух не отвечал за этот склад каждый день. Не из подозрительности, а потому что свой склад человек считает «по памяти»: знает, что там три упаковки, и не открывает коробку. Свежий взгляд открывает.

Открытые упаковки и заготовки

Больше всего споров вызывают начатые продукты. Правила лучше договорить один раз и записать прямо в шапке бланка.

  • Сыпучие и жидкости в открытой таре взвешивают вместе с тарой, а вес пустой тары записан на ней маркером или в бланке.
  • Открытую бутылку в баре тоже взвешивают, а не оценивают «на треть». Вес пустой бутылки и плотность напитка один раз выписываются, дальше пересчёт в миллилитры делает таблица.
  • Заготовки (соусы, бульоны, нарезка) считают в граммах готового продукта и переводят в сырьё по техкарте. Если техкарты на заготовку нет, это повод её написать, иначе литр демиглас остаётся в учёте загадкой.
  • Продукты с истёкшим сроком в инвентаризацию не идут. Их записывают отдельной строкой как списание, с причиной.

Как читать расхождения

После пересчёта у вас есть фактический остаток, а в программе учёта или в таблице есть расчётный: остаток на начало, плюс приход, минус то, что должно было уйти по проданным блюдам. Разница между ними и есть расхождение.

Не пугайтесь, если на первой инвентаризации оно огромное по многим позициям. Обычно основная часть объясняется тремя скучными причинами.

Первая — пересорт. Приняли «сливки 33%», а в техкарте стоят «сливки 20%». По одной позиции недостача, по другой излишек, в сумме почти ноль. Такие пары ищите в первую очередь.

Вторая — неучтённые списания. Сожгли противень круассанов, уронили упаковку яиц, отдали порцию персоналу на обед. Всё это ушло со склада, но нигде не записано. Про журнал списаний и почему он нужен каждый день, а не раз в месяц, подробно рассказано в статье о том, как сократить списания.

Третья — неверные техкарты. Если по всем блюдам с креветками системная недостача 15%, скорее всего, повара кладут больше, чем написано, или в карте не учтена разморозка. Это решается взвешиванием нескольких порций на раздаче и правкой карты.

Когда эти три причины разобраны, остаётся то, что действительно не объясняется. Обычно это небольшой список дорогих позиций: алкоголь, мясо, кофе в зёрнах. С ними работают отдельно и спокойно, без поиска виноватых на общем собрании.

Выборочная проверка раз в неделю

Полная инвентаризация раз в месяц показывает проблему через четыре недели после её появления. Для дорогих позиций это слишком долго.

Выберите 10–15 продуктов, которые стоят больше всего денег или чаще всего пропадают. Обычно это мясо, рыба, сыры, кофе, сливочное масло, крепкий алкоголь. Раз в неделю, в любой день утром, один человек пересчитывает только их. Это занимает двадцать минут.

Если по какой-то позиции расхождение больше привычного, у вас есть неделя, а не месяц, чтобы понять причину, пока все помнят, что происходило на кухне.

Что сделать сразу после пересчёта

Посчитайте фактический фудкост месяца: закупки плюс остаток на начало минус остаток на конец, делённые на выручку. Сравните с тем, что получается по себестоимости в техкартах. Разница в пару процентов нормальна. Если она пять процентов и больше, ищите причину в трёх разделах выше, а не в поставщике.

Выпишите пять позиций с самым большим расхождением в рублях, а не в штуках. Ими и занимайтесь весь следующий месяц.

И сохраните бланк. Следующая инвентаризация по тому же листу, в том же порядке полок, пройдёт уже заметно быстрее, а через три-четыре месяца займёт те самые два часа.