Какой налог выбрать для кафе: УСН, патент или общая система и от чего на самом деле зависит выбор

Вопрос «какой налог выбрать для кафе» обычно задают в последний момент — когда помещение уже снято, ремонт идёт, а до регистрации осталась неделя. Тогда решают быстро: «у знакомого патент, и он доволен» или «бухгалтер сказал упрощёнка, все так делают». Иногда это попадает в точку. Иногда кафе год платит заметно больше, чем могло бы, и узнаёт об этом только при первом серьёзном разборе цифр.

Сразу оговорюсь: здесь не будет ставок, лимитов и сроков. Цифры из чужой статьи быстро устаревают, а местные власти могут вводить свои условия. Правила меняются и зависят от региона и формы бизнеса — актуальные условия уточните у бухгалтера или в налоговой. Задача текста другая: понять логику выбора, чтобы прийти к бухгалтеру с правильными вопросами и своими цифрами.

Сначала форма: ИП или ООО

Налоговый режим выбирают не сам по себе, а вместе с формой бизнеса. Для маленького кафе на одного владельца обычно хватает ИП: проще учёт, проще вывести заработанные деньги. ООО нужно, когда есть партнёры и надо делить доли, когда планируется крепкий алкоголь (лицензию на него, как правило, выдают только организациям) или когда важно отделить личное имущество от рисков бизнеса.

От формы зависит и набор доступных режимов. Патент, например, бывает только у ИП. Поэтому решение «открываю ООО, потому что солиднее» сразу закрывает часть вариантов.

Какие варианты бывают в общепите

Если совсем коротко, вариантов четыре, и у каждого своя логика:

• упрощённая система с налогом с доходов — платите с выручки, расходы на налог почти не влияют;
• упрощённая система «доходы минус расходы» — платите с разницы, но расходы нужно подтверждать документами;
• патент для ИП — фиксированная сумма за период, которая считается не от вашей выручки, а от условного дохода, установленного регионом;
• общая система — самый сложный учёт, имеет смысл в основном тогда, когда ваши крупные покупатели работают с НДС и им это важно.

Для обычного кафе с посадкой и гостями с улицы общая система почти никогда не нужна. Реальный выбор чаще всего между двумя видами упрощёнки и патентом, если вы ИП и он доступен в вашем регионе для вашей площади зала.

Главный вопрос — какая у вас доля расходов

Разница между «доходами» и «доходами минус расходы» упирается в одну цифру: сколько от выручки у вас уходит на подтверждённые расходы. Продукты, аренда, зарплата, коммуналка — всё, на что есть документы.

Условный пример, просто чтобы увидеть механику. Кафе делает 1 000 000 ₽ выручки в месяц, подтверждённые расходы — 850 000 ₽. При налоге с доходов база — весь миллион. При «доходы минус расходы» база — 150 000 ₽. Ставки в двух режимах разные, и какие они у вас, скажет бухгалтер, но даже без ставок видно: база отличается почти в семь раз.

Теперь другая ситуация. Кофейня без кухни, продукты дешёвые, аренда маленькая, работает сам владелец с одним бариста. Расходов немного, и сложный учёт «доходы минус расходы» может просто не окупиться.

Общепит обычно ближе к первому случаю: продукты и зарплата съедают большую часть выручки. Но это не правило, а повод посчитать. Себестоимость блюд, кстати, удобно прикинуть калькулятором себестоимости — без неё любая оценка расходов будет на глаз.

Есть подвох, о котором часто забывают. «Доходы минус расходы» работает, только если расходы действительно подтверждены. Овощи с рынка без документов, ремонт у знакомого мастера за наличные, закупка в магазине по личной карте — всё это в расходы не попадёт. Если половина закупок у вас идёт так, реальная доля расходов в налоговом смысле будет меньше, чем в вашей тетрадке.

Патент: просто, но не для всех

Патент привлекает простотой: заплатил известную сумму — и не думаешь, сколько наторговал. Для маленькой точки с высокой выручкой на квадратный метр это бывает выгодно.

Но у него есть ограничения, которые проверяются до регистрации, а не после. Обычно есть лимиты по площади зала, по числу сотрудников и по годовой выручке. Если кафе выросло и вышло за рамки, придётся переходить на другой режим, и лучше заранее знать, на какой. Кроме того, патент привязан к конкретному виду деятельности: если рядом с кафе вы продаёте, скажем, упакованные продукты в розницу, это может требовать отдельного решения.

По-моему, патент хорош как вариант для старта маленькой точки, где владелец сам за стойкой и выручка предсказуема. Для кафе, которое планирует расти, вторую точку или банкеты, его нужно считать особенно внимательно.

Что ещё влияет, кроме выручки

Сотрудники. Взносы за персонал есть в любом режиме, но в некоторых режимах ИП может уменьшать налог на часть взносов — в каких и насколько, зависит от действующих правил. Если у вас пять человек в штате, эта разница заметна.

Алкоголь. Пиво, как правило, может продавать и ИП, а с крепким и вином обычно нужна лицензия, которая есть только у организаций. Если в планах барная карта, это может сразу определить и форму, и режим.

Банкеты и безнал от компаний. Если вы рассчитываете на корпоративы и обеды для офисов, спросите будущих клиентов, важен ли им НДС. Чаще маленьким фирмам всё равно, но крупные заказчики иногда выбирают поставщика именно по этому признаку.

Планы на рост. Режим можно менять, но не в любой момент, а обычно с начала года и с уведомлением заранее. Ошибка на старте живёт минимум до конца года.

Типичные ошибки при выборе

Самая частая — выбор по чужому опыту. У соседа шаурма навынос, а у вас кафе на сорок мест с кухней. Структура расходов разная, и его отличный режим вам может не подойти вовсе.

Вторая — выбор по ставке, а не по сумме налога. Низкая ставка с большой базы бывает дороже высокой ставки с маленькой.

Третья — пропустить сроки подачи заявления. Если не уведомить налоговую вовремя, бизнес может оказаться на общей системе по умолчанию, а выбраться оттуда не мгновенно.

Четвёртая — не учесть кассу и учёт. Любой режим требует онлайн-кассы и порядка в документах. «Доходы минус расходы» требует его вдвойне.

Как подготовиться к разговору с бухгалтером

Хороший бухгалтер посчитает варианты на ваших цифрах за час. Плохая подготовка превращает этот час в гадание. Принесите ему:

• ожидаемую выручку по месяцам, хотя бы в трёх вариантах — плохой, средний, хороший;
• планируемые расходы с пометкой, какие из них будут с документами, а какие нет;
• число сотрудников и как вы собираетесь их оформлять;
• площадь зала и будет ли алкоголь;
• планы на ближайшие год-два: вторая точка, доставка, банкеты.

Выручку для этих вариантов удобно прикинуть от обратного: сколько гостей нужно, чтобы выйти в ноль, считает калькулятор точки безубыточности, а сама логика расчёта разобрана в статье про точку безубыточности кафе. Налог в этой модели — такая же статья расходов, как аренда, и после выбора режима её стоит пересчитать.

И последнее практичное: попросите бухгалтера показать расчёт таблицей, где в строках режимы, а в столбцах три ваших сценария выручки. Если в плохом сценарии один режим оставляет вас в плюсе, а другой нет, выбор обычно становится очевидным.