Список документов для открытия кафе пугает многих ещё до поиска помещения. В интернете можно найти перечни на три страницы, и по ним трудно понять, что действительно нужно небольшому кафе без алкоголя, а что относится к ресторану с баром и банкетным залом.

Сразу оговоримся: это не юридическая консультация и не исчерпывающий перечень. Требования меняются, различаются по регионам и сильно зависят от формата: продаёте ли вы алкоголь, есть ли доставка, работаете ли в жилом доме. Используйте этот текст как карту, чтобы понимать, о чём спрашивать юриста и бухгалтера, и сверяйте с ними всё до подписания договоров.

Регистрация и налоги

Первое решение — в какой форме работать: как индивидуальный предприниматель или как организация. ИП проще в оформлении и учёте, но отвечает по долгам своим имуществом. Организация сложнее, но нужна, например, если вы планируете продавать крепкий алкоголь: лицензию на него выдают только организациям.

При регистрации указывают вид деятельности. Для кафе основным обычно становится код ОКВЭД 56.10, деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.

Отдельно выбирается система налогообложения. Для общепита есть несколько вариантов с разными условиями и ограничениями по выручке, площади зала и числу сотрудников. Этот выбор лучше сделать вместе с бухгалтером до регистрации: сменить систему потом можно не в любой момент.

Уведомление о начале деятельности

Для общепита обычно нужно подать уведомление о начале предпринимательской деятельности в Роспотребнадзор до того, как вы начнёте обслуживать гостей. Это уведомительный порядок, разрешения ждать не нужно, но подать его вовремя важно: работа без уведомления может закончиться штрафом.

Уточните у юриста, в какой форме и когда подаётся уведомление в вашем случае и что делать, если меняется адрес или появляется вторая точка.

Касса и оплата

Для расчётов с гостями нужна онлайн-касса, зарегистрированная в налоговой, и договор с оператором фискальных данных. Если вы принимаете оплату картой, нужен договор эквайринга с банком. Многие банки предлагают и оплату через систему быстрых платежей.

Касса и порядок работы с чеками — одна из частых причин штрафов у новых кафе. Чек должен выдаваться при каждом расчёте, включая оплату переводом и доставку. Как это правильно организовать для вашего формата, лучше обсудить с бухгалтером до открытия.

Маркировка и алкоголь

Часть продуктов в России подлежит обязательной маркировке: например, молочная продукция, упакованная вода и некоторые другие группы. Для кафе это обычно означает, что нужно принимать такие товары через электронный документооборот и соблюдать правила их учёта. Какие группы касаются вашего меню и что именно нужно делать, уточните у бухгалтера или поставщика: правила постепенно расширяются.

С алкоголем требования строже. Для продажи пива и сидра обычно нужна регистрация в ЕГАИС и соблюдение правил учёта. Крепкий алкоголь требует лицензии, которую получает только организация, и к ней предъявляются отдельные требования. Если алкоголь не основа вашего формата, многие кафе начинают без него и возвращаются к этому вопросу позже.

Санитарные требования

Требования к общепиту по санитарии описаны в санитарных правилах и техническом регламенте о безопасности пищевой продукции. На практике небольшому кафе обычно нужны:

  • медицинские книжки у сотрудников, работающих с продуктами и гостями, с актуальными осмотрами;
  • программа производственного контроля;
  • договоры на вывоз мусора, дезинсекцию и дератизацию;
  • процедуры контроля безопасности продукции на принципах ХАССП, об этом подробнее в статье про ХАССП простыми словами;
  • журналы: температурный, бракеражный, здоровья и другие, которые требуются для вашего формата.

Отдельно проверяется само помещение: вентиляция, водоснабжение, канализация, разделение потоков сырья и готовой продукции. Поэтому технические условия помещения нужно смотреть ещё до подписания аренды, об этом в статье о выборе помещения для кафе.

Пожарная безопасность

Кафе должно соответствовать требованиям пожарной безопасности: исправная сигнализация и система оповещения, огнетушители, планы эвакуации, эвакуационные выходы, обученный персонал. Требования зависят от площади, количества посадочных мест и здания.

Часто владелец помещения уже выполнил часть требований, но не всё переходит к арендатору автоматически. Уточните, что есть в помещении, и что должен сделать арендатор.

Персонал

С каждым сотрудником нужно оформить трудовые отношения. Работа без оформления создаёт риски и для кафе, и для самого сотрудника: от штрафов до сложностей в конфликтных ситуациях. При найме иностранных граждан действуют отдельные правила, их обязательно уточните у юриста.

Если в команде есть подростки, для них действуют ограничения по времени работы и видам работ. Подробнее о графике смен и оговорках по трудовому законодательству в статье про график смен.

Остальное

Несколько пунктов, о которых часто вспоминают в последний момент:

  • вывеска: во многих городах её размещение нужно согласовывать по местным правилам;
  • фоновая музыка: публичное исполнение требует выплат правообладателям, подробнее в статье про музыку и шум в кафе;
  • информация для гостей: сведения об исполнителе услуг, режим работы, меню с ценами и выходом блюд;
  • договор аренды, в котором разрешено использование помещения под общепит.

В каком порядке это делать

Обычно порядок такой: сначала решение по форме работы и налогам с бухгалтером, потом проверка помещения и договор аренды, потом регистрация и открытие счёта, затем касса, договоры с обслуживающими организациями и оформление сотрудников. Уведомление о начале деятельности подаётся до первого гостя.

Общий порядок шагов при открытии, от идеи до первых гостей, собран в статье о том, как открыть кафе с нуля. А этот список лучше распечатать и пройти по нему вместе с юристом и бухгалтером, отмечая, что касается именно вашего кафе.