Первые звонки про декабрь в кафе раздаются ещё в октябре. Звонит офис-менеджер небольшой фирмы, спрашивает, свободна ли пятница двадцать шестого, сколько стоит «на человека» и можно ли со своим тортом. Если в этот момент у администратора нет готового ответа, разговор заканчивается фразой «я уточню и перезвоню», а через два дня та же компания уже внесла предоплату в соседнем заведении.

Новогодний корпоратив в кафе — один из немногих случаев, когда спрос приходит сам. Задача заведения не уговорить, а заранее решить, сколько дат продавать, по какой цене и на каких условиях, чтобы декабрь принёс деньги, а не сорванные заказы и уставшую команду.

Продажи начинаются в октябре

Компании выбирают место за полтора-два месяца. Лучшие даты — последние две пятницы и субботы перед праздниками — уходят первыми. Те, кто начинает думать о корпоративах в начале декабря, получают остатки: понедельники, вторники и звонки «у нас тридцать человек на послезавтра».

К середине октября стоит иметь три вещи: календарь дат с отметкой, какие из них отдаёте под закрытые мероприятия, а какие оставляете для обычных гостей; два-три готовых пакета с ценой на гостя; короткий текст условий, который администратор отправляет в мессенджер сразу после звонка.

Про календарь. Закрыть зал под банкет каждую пятницу декабря выглядит выгодно, но постоянные гости, которые привыкли ужинать у вас по пятницам, весь месяц будут натыкаться на табличку «Закрыто на мероприятие». По-моему, разумнее отдать под закрытые события часть дат, а в остальные принимать компании частично, отгородив часть зала.

Пакеты по цене на гостя

Корпоративному заказчику проще выбрать из готового, чем собирать меню с нуля. Обычно хватает трёх уровней: базовый с закусками, горячим и десертом; средний с расширенным холодным столом; и верхний, где добавляется ещё одна горячая подача или более дорогие позиции.

Цена на гостя должна включать всё, о чём гость не хочет думать: обслуживание, хлеб, воду, чай и кофе в конце. Отдельной строкой — только то, что действительно отличается от компании к компании: алкоголь, торт, ведущий, если вы его предлагаете.

Пример для расчёта, цифры условные. Средний пакет — 3 500 ₽ на гостя, компания 40 человек. Сумма заказа — 140 000 ₽. При предоплате 50% заказчик вносит 70 000 ₽ при бронировании. Чтобы цена не взялась с потолка, прогоните пакет через калькулятор банкета: он посчитает выход и стоимость на гостя по позициям и сумму предоплаты.

Предоплата и условия отмены

Без предоплаты бронь на декабрь — это просто запись в тетради. Компания может передумать, перенести, найти вариант дешевле, а вы за неделю до даты уже не продадите этот вечер никому.

Записать стоит коротко и до оплаты, а не после:

  • размер предоплаты и срок, до которого её нужно внести, иначе дата освобождается;
  • до какой даты можно уменьшить число гостей без потерь и на сколько человек;
  • что происходит с предоплатой при отмене за месяц, за две недели и за несколько дней;
  • до какого числа нужно подтвердить окончательное количество и меню;
  • можно ли свой торт или алкоголь и сколько стоит пробковый сбор, если он есть;
  • время окончания и стоимость каждого дополнительного часа.

Пункт про уменьшение числа гостей особенно важен. В декабре люди болеют, уезжают, отказываются в последний момент. Компания заявила 40, пришло 32 — а закупка и заготовки сделаны на 40. Правило вроде «уменьшить без пересчёта можно не позднее чем за три дня, позже оплачивается заявленное количество» снимает большую часть споров.

Если какие-то пункты касаются договора, чеков и возврата денег юрлицу, правила меняются и зависят от формы бизнеса — уточните у бухгалтера, как правильно оформлять предоплату от организаций.

Как организовать корпоратив в ресторане, чтобы кухня справилась

Главная ошибка — продать в банкетном меню то, что хорошо получается у вас по заказу, но не масштабируется. Ризотто на две порции повар делает отлично. Ризотто на сорок человек одновременно — это гарантированно разваренная каша у половины стола.

Банкетное меню на Новый год стоит собирать из позиций, которые готовятся партиями и держат вид. Горячее, которое запекается в гастроёмкостях и отдаётся за десять минут на весь стол. Салаты, которые собираются заранее и заправляются перед подачей. Закуски, не требующие разогрева. Десерт, который порционируется утром.

Проверьте ещё вот что: сколько у вас места в холодильниках, если в один день идут два банкета. Сколько гастроёмкостей влезает в пароконвектомат за один заход. Хватит ли тарелок одного вида на 40 человек плюс обычный зал. Обычно узкое место оказывается не в поварах, а в посуде и в холодильнике.

Отдельно продумайте порядок подачи и паузы. Компании на корпоративах любят тосты, конкурсы, речь директора. Горячее, вынесенное посреди двадцатиминутного выступления, остынет. Договоритесь с организатором, что он даст сигнал администратору, или сами смотрите на зал. Подробнее о больших компаниях и рассадке — в статье про банкет и большой заказ.

Персонал в декабре

В декабре люди устают быстрее, чем в любой другой месяц: банкеты допоздна, обычный зал днём, плюс собственные праздники и болезни. График на декабрь стоит составить в ноябре и сразу заложить подмену на каждую банкетную дату — удобно расписать его в шаблоне графика смен и отдать команде заранее, чтобы люди могли планировать свои праздники.

На вечер на 40 человек нужны минимум два официанта, которые работают только на этот зал, и человек, который отвечает за весь вечер и общается с организатором. Если одна из официанток одновременно обслуживает обычные столы, страдают оба зала.

Когда новогодний корпоратив в кафе идёт три вечера подряд, хорошо работает простое правило: на банкетную смену не ставить человека, который накануне закрывал другой банкет. Звучит очевидно, но в декабре о нём забывают первыми.

Когда звонят за три дня

Поздние запросы будут всегда. Их можно принимать, если есть свободная дата и вы готовы предложить урезанное меню из того, что кухня делает без дополнительной закупки. Цену на гостя для таких заказов логично ставить не ниже среднего пакета, а предоплату просить полностью — у вас нет времени ни на перепродажу даты, ни на уговоры.

Для начала сегодня можно сделать одно: открыть календарь декабря, отметить даты, которые готовы закрыть под мероприятия, и отправить этот список администратору вместе с тремя пакетами и условиями, чтобы следующий звонок закончился предоплатой, а не «я перезвоню».