В декабре в кафе обязательно кто-нибудь спрашивает: «А у вас есть сертификаты? Хочу подарить родителям». Если ответ «нет», человек идёт к соседям, у которых есть. Подарочный сертификат в кафе — простая вещь, которая перед праздниками приносит деньги вперёд, а в январе и феврале, когда зал полупустой, приводит гостей, многие из которых у вас раньше не были.

Но у сертификатов есть подводные камни: учёт, подделки, сроки и то, как это оформить в кассе. Начинать стоит в октябре или ноябре, чтобы к середине декабря всё уже работало.

Сумма или «ужин на двоих»

Есть два основных формата. Номинальный сертификат — на сумму: 2 000, 3 000, 5 000 ₽. Гость приходит и тратит её на что хочет. Сертификат на ужин — на конкретный набор: два горячих, салат, десерт и бутылка вина или напитки на выбор.

Номинал проще в учёте и понятнее дарителю. Сертификат на ужин выглядит как подарок, а не как деньги в конверте, и его легче продать тем, кто не знает, сколько «прилично» положить. Минус второго варианта — цены меняются. Если вы продали в декабре «ужин на двоих», а в марте подняли цены на горячее, разницу оплачиваете вы. Поэтому в описании сетов лучше указывать категории блюд, а не конкретные позиции, и не делать срок больше полугода.

По-моему, для небольшого кафе удобнее начать с номиналов и одного-двух готовых сетов. Больше вариантов только путает и гостей, и персонал.

Какой срок поставить

Срок нужен, иначе сертификаты будут всплывать через три года, когда у вас другое меню и другая касса. Обычно ставят от трёх до двенадцати месяцев. Для новогоднего сертификата хорошо работает срок до конца весны: гость не забудет о нём, а вы получите посещения в тихие месяцы.

Укажите срок крупно на самом сертификате, а не мелким шрифтом на обороте. Заранее решите, что делаете, если гость пришёл через неделю после окончания срока. Многие кафе в таких случаях идут навстречу — испорченное отношение стоит дороже, чем один ужин.

Учёт номеров — без него начнётся путаница

У каждого сертификата должен быть свой номер, который нигде не повторяется. Заведите таблицу: номер, номинал, дата продажи, кто продал, дата погашения, кто погасил, сумма чека. Простая таблица в облаке, доступная администратору и управляющему, решает большую часть проблем.

Что ещё полезно записывать:

  • способ оплаты при покупке — наличные, карта, перевод;
  • имя и телефон покупателя, если он не против, — пригодится, если сертификат потеряют;
  • остаток, если вы разрешаете тратить номинал в несколько визитов;
  • отметку, что сертификат погашен, сразу при оплате счёта, а не в конце смены.

Частичное использование лучше запретить или ограничить: «сумма сертификата используется за один визит, остаток не возвращается». Иначе через полгода у вас будет сотня сертификатов с остатком по 340 ₽, и считать это станет отдельной работой.

Как не попасть на подделку

Сертификат, распечатанный на обычном принтере, легко скопировать. Двадцать одинаковых копий, принесённых в разные дни разными людьми, — не фантастика.

Защищают простые вещи. Номер, который проверяется по таблице: погашенный сертификат второй раз не принимается. Печать заведения или подпись администратора на каждом экземпляре. Плотная бумага или тиснение, которые сложно повторить дома. Если продаёте электронные сертификаты, высылайте их только после оплаты и проверяйте номер при каждом погашении. Официанту не нужно разбираться в защите — ему достаточно правила «перед закрытием счёта с сертификатом позови администратора».

Кассовое оформление и налоги

Это часть, где лучше не изобретать. Продажа сертификата и его погашение в кассе оформляются особым образом: в момент продажи вы получаете деньги, но услугу ещё не оказали. Как правильно пробивать чеки, когда учитывать выручку и что делать с непогашенными сертификатами — правила меняются и зависят от формы бизнеса и системы налогообложения, поэтому уточните у своего бухгалтера до начала продаж. Это пятнадцать минут разговора, которые избавят от проблем при проверке.

Где продавать и как сделать подарочный сертификат ресторана заметным

Основное место продажи — сам зал. Стопка красивых конвертов у кассы, табличка «Подарочные сертификаты» у входа, напоминание официанта, когда гость просит счёт в декабре. Не нужно предлагать каждому — достаточно, чтобы люди знали, что сертификаты есть.

Если у вас электронное меню, добавьте отдельный раздел с сертификатами: номиналы, фото конверта, условия и срок. Гость, который листает меню за ужином, увидит их сам. В QR-меню такой раздел можно включить в ноябре и скрыть после праздников, не перепечатывая коды на столах.

Работают и соседние офисы. Компании ищут недорогие подарки сотрудникам, и пять-десять сертификатов разом — хороший заказ. Подумайте о небольшой скидке на оптовую покупку и посчитайте её заранее, как и любую акцию без потери маржи.

Сколько сертификатов не возвращаются

Часть сертификатов всегда остаётся неиспользованной: их теряют, забывают, дарят людям из другого города. Сколько именно — зависит от формата, срока и того, насколько вы напоминаете о себе. Закладывать это в план как доход я бы не стал. Во-первых, это может обернуться вопросами при проверке, о которых лучше спросить бухгалтера. Во-вторых, ваша задача — привести гостя, а не заработать на том, что он не пришёл.

Подарочный сертификат в кафе выгоднее всего тогда, когда его погашают. Для примера, условные цифры: продали к Новому году 40 сертификатов по 3 000 ₽, это 120 000 ₽ в декабре. В январе-марте по ним пришли гости, и средний чек такого визита оказался 3 800 ₽, то есть каждый стол доплатил в среднем 800 ₽ сверх сертификата. Это 32 000 ₽ дополнительной выручки, а главное — новые люди, часть из которых вернутся уже без подарка. Как удержать их без сложной программы лояльности, мы разбирали в статье о постоянных гостях.

Если запускаете впервые

Не печатайте тираж в пятьсот штук. Закажите пятьдесят конвертов, сделайте три номинала, заведите таблицу и проверьте весь путь на сотрудниках: продали, записали, погасили, отметили. Если на каждом шаге всё понятно без объяснений — можно ставить конверты у кассы и рассказывать гостям с первой недели декабря.