В конце сентября почти в каждом кафе наступает одинаковый вечер. Вторник, половина девятого, в зале две пары и курьер, который ждёт заказ. Официанты протирают уже чистые столы, повар листает телефон, а владелец считает в уме, сколько стоит эта смена. Летом такого не было, и кажется, что что-то сломалось.

Обычно ничего не сломалось. Это низкий сезон в кафе, и он приходит каждый год примерно в одно и то же время. Плохо не то, что гостей стало меньше, а то, что к этому никто не готовился и решения принимаются в панике: в октябре режут всё подряд, а в декабре не хватает людей на корпоративы.

Сначала прогноз, потом решения

Самое полезное, что можно сделать в сентябре, — открыть выручку за прошлый октябрь, ноябрь, декабрь и январь и посмотреть на неё по неделям и дням. Не на общую сумму за месяц, а именно на дни: в какие будни зал стоял пустым, когда начался подъём перед праздниками, сколько длилось затишье после них.

Если кафе работает первый год, прошлого года нет. Тогда берите свои летние данные и честно закладывайте спад, а через месяц сверяйте с фактом. Прогноз, который вы поправите в ноябре, всё равно лучше, чем его отсутствие.

Дальше нужно понять, где ваш ноль. Сложите постоянные расходы — аренду, базовые зарплаты, коммуналку, связь, обслуживание оборудования — и посчитайте, какая выручка их покрывает при вашей наценке. Это удобно сделать в калькуляторе точки безубыточности: он сразу показывает и сумму, и число гостей в день, которое для неё нужно. Когда видишь, что на выход в ноль нужно, скажем, 70 гостей в день, а в ноябре прошлого года было 55, разговор о сокращениях становится предметным.

Что резать в первую очередь

Резать стоит то, что стоит денег, но не видно гостю. Обычно это часы и смены.

Посмотрите на часы работы. Если после девяти вечера в будни за последний месяц приходило по два-три человека, а кухня и зал работали до одиннадцати, закрываться раньше честнее, чем держать пустой зал. Часто хватает сократить будни на час-полтора, оставив пятницу и субботу как были.

С персоналом аккуратнее. Летом в смене могло стоять три официанта, осенью в будни хватает двух, а в утренние часы и одного. Лучше заранее составить новый график и обсудить его с людьми, чем отправлять их домой посреди смены, потому что «никого нет». Человек, которого дважды отпустили без денег, начинает искать другое место как раз к декабрю, когда он больше всего нужен.

Третье — меню. Летние позиции, которые продавались благодаря жаре и веранде, осенью превращаются в списания. Окрошка, холодные супы, часть лимонадов, сложные салаты с короткой жизнью заготовок. Их можно убрать или заменить чем-то сезонным; как это сделать без хаоса на кухне, подробно разобрано в статье о сезонном меню. Короткое меню в низкий сезон — не бедность, а меньше заготовок, меньше выброшенного и быстрее кухня.

Чего лучше не трогать

Есть вещи, экономия на которых обходится дороже, чем кажется.

  • Размер порции и качество базовых продуктов: постоянный гость замечает уменьшенную котлету с первого раза;
  • отопление и свет в зале — полутёмное холодное кафе выглядит закрытым, даже если работает;
  • самый сильный повар и самый опытный официант, на которых держится смена;
  • уборка и туалет, которые в пустом зале видны ещё лучше;
  • ответы на отзывы и актуальные часы работы на картах.

С заменой продуктов отдельная история. Перейти на более дешёвого поставщика сливок или сыра можно, но только после пробы, а не «потому что дешевле на двадцать рублей». Испорченный любимый десерт стоит больше, чем сэкономленные деньги за зиму.

Постоянные гости зимой важнее новых

Осенью новых людей с улицы становится меньше: туристы уехали, прогулки закончились, веранда закрыта. Выручку в это время держат те, кто ходит к вам регулярно. Их стоит знать в лицо и не терять.

Это не про скидочные карты. Это про то, чтобы бариста помнил, что гость пьёт капучино без сахара, чтобы официант предложил «как обычно», чтобы человека, который пропал на две недели, встретили словами «давно вас не было». Как выстроить такие отношения без отдельной программы лояльности, рассказано в статье о постоянных гостях.

Хорошо работают и поводы прийти в будни: суп дня по фиксированной цене, тихий вечер с настольными играми, завтраки до полудня для тех, кто работает из дома. Не всё сразу — один повод, который вы потянете каждую неделю, лучше трёх, которые закончатся к ноябрю.

План на три месяца

Низкий сезон удобно разбить на три отрезка, у каждого своя задача.

Октябрь — перестройка. Новый график, обновлённое меню, сокращённые часы, разговор с командой о том, что ждёт зимой. В этом месяце ещё есть тёплые выходные и инерция лета.

Ноябрь — самый тихий месяц у многих. Здесь время для того, на что летом не хватало рук: генеральная уборка, ремонт стульев, проверка оборудования, обучение новичков, пересчёт техкарт. И сбор предварительных заказов на декабрь — банкеты и корпоративы бронируют как раз в ноябре.

Декабрь и начало января — короткий подъём. К нему нужно вернуть людей в график, закупиться под праздничное меню и не сжечь команду. А вот вторая половина января часто оказывается тише ноября, и об этом стоит помнить, когда декабрьская выручка поднимет настроение.

Сколько отложить на подушку

Подушку проще посчитать, чем угадать. Возьмите прогноз по месяцам и вычтите из него расходы.

Пример с условными цифрами. Расходы кафе в низкий сезон — 520 000 ₽ в месяц. Прогноз выручки на ноябрь — 460 000 ₽, на декабрь — 560 000 ₽, на январь — 430 000 ₽. Получается минус 60 000 ₽ в ноябре, плюс 40 000 ₽ в декабре и минус 90 000 ₽ в январе. Итого за три месяца не хватает 110 000 ₽. Эти деньги нужно отложить из летней выручки заранее, а сверху добавить запас на неожиданное — сломанную посудомойку или задержку оплаты по банкету.

Важная деталь: декабрьский плюс приходит позже, чем ноябрьский минус. Поэтому подушка должна покрывать не только итог, но и самый глубокий провал по дороге. В нашем примере к концу ноября кафе уже в минусе на 60 000 ₽, и платить аренду придётся до того, как придут деньги за корпоративы.

Если спад уже начался, а подготовки не было

Так бывает чаще, чем хотелось бы: мало посетителей в кафе, что делать — непонятно, а низкий сезон в кафе уже идёт. Тогда порядок простой: за неделю собрать данные по дням и часам, сократить часы в самые пустые будни, пересобрать график смен на месяц вперёд и убрать из меню позиции, которые продаются реже раза в день. Всё это делается без вложений.

Заодно проверьте, что гость, который зашёл в тихий вечер, видит актуальное меню без убранных позиций и может быстро позвать официанта, даже если тот один на весь зал. С электронным меню по QR-коду убранное блюдо просто скрывается, перепечатывать ничего не нужно. А в следующем сентябре откройте эту осень по дням и начните с прогноза.