Почти у каждого кафе есть вечер, который хочется вычеркнуть из недели. Обычно это вторник или среда: после семи в зале два столика, кухня и бар работают вхолостую, а смену всё равно нужно оплатить. Скидки в такой день помогают слабо — люди не идут в кафе специально ради минус пятнадцати процентов на пасту.

Идут ради события. Квиз в кафе, вечер настольных игр, стендап, живая музыка — это повод собраться компанией в день, когда иначе все сидели бы дома. Но мероприятия для привлечения гостей окупаются не сразу и не всегда, и ошибки здесь типичные.

Какой формат подходит вашему залу

Квиз — командная игра на эрудицию, обычно команды по четыре-шесть человек, ведущий и экран или распечатанные бланки. Он хорошо работает в кафе с большими столами и залом, где всех видно и слышно. Гости сидят два-три часа и заказывают в перерывах между раундами.

Стендап и открытый микрофон требуют маленькой сцены или хотя бы угла, куда смотрит весь зал, и тишины во время выступлений. Живая музыка в кафе — это акустика, звук, место для инструментов и, по-моему, самый требовательный к залу формат: даже дуэт с гитарой в маленьком зале без подготовки звучит либо слишком громко, либо его не слышно за разговорами. Настольные игры проще всего запустить: нужна полка с играми и человек, который объяснит правила новичкам.

Выбирать стоит не по тому, что нравится владельцу, а по залу и по гостям. Если у вас двадцать мест и столы на двоих, квиз на десять команд не поместится, а вечер настолок — вполне.

Свои силы или организатор

Есть два пути. Первый — делать всё самим: придумывать вопросы, вести игру, собирать команды через свои соцсети. Это дёшево, но требует человека, который умеет держать зал, и много времени на подготовку. Через месяц энтузиазм часто заканчивается.

Второй — пригласить организатора. В большинстве городов есть команды, которые проводят квизы и стендап в разных заведениях. У них свои вопросы, ведущие, аудитория и анонсы. От кафе нужны зал, экран или проектор и нормальный сервис.

Для начала организатор обычно надёжнее: у него уже есть гости, которые ходят «на игру», а не «в кафе». Свою программу имеет смысл запускать, когда вы поняли, что формат вашему залу подходит.

Как делятся деньги

Схем расчёта с организатором несколько:

  • вход с гостей забирает организатор, кафе зарабатывает на заказах;
  • кафе берёт с гостей депозит, который засчитывается в счёт, а организатору платит фиксированную сумму;
  • организатор получает процент от выручки кафе за вечер;
  • кафе платит организатору фикс, а вход бесплатный.

Посчитаем условный вечер по первой схеме. Пришли 12 команд по 5 человек — 60 гостей. Вход 400 ₽ с человека, итого 24 000 ₽ уходят организатору. Если средний чек гостя на квизе 900 ₽, выручка кафе за вечер — 54 000 ₽. Для пустого вторника это заметно, но из выручки нужно вычесть продукты, работу смены и, возможно, дополнительного официанта.

Важно заранее договориться, что происходит, если пришло пять команд вместо двенадцати. Минимальная гарантия, перенос, отмена — пусть это будет записано, а не решаться в день игры.

Меню на вечер

Во время квиза или концерта гости не хотят разделывать стейк. Им нужно то, что можно есть руками, делить на компанию и заказывать без долгого выбора: сеты закусок, пицца, картофель, крылья, кувшины лимонада, пиво. Для этого вечера можно сделать короткое меню на одну страницу или выделить раздел в электронном меню.

Кухне тоже нужно подготовиться. Заказы приходят волнами — в перерывах между раундами или между выступлениями, — и за пять минут на кухню падает двадцать позиций. Заготовки на такой вечер делают с запасом, а сложные блюда на время мероприятия лучше временно скрыть.

Ещё одна мелочь, которая сильно влияет на атмосферу: официант, который ходит между столами во время вопроса или песни, мешает всем. Удобнее, когда гости могут вызвать официанта или попросить счёт с телефона и к ним подходят в перерыв, а не прерывают ведущего.

Шум и соседи

Квиз, стендап и особенно живая музыка — это громко. Если над кафе жилые квартиры, вечер с барабанами в десять часов закончится жалобой, и не одной. Ограничения по шуму и времени зависят от региона и типа помещения — уточните в администрации города или у юриста, какие правила действуют для вашего адреса. Там же стоит спросить про публичное исполнение музыки, если планируете концерты.

Практически помогает простое: заканчивать громкую часть к определённому часу, договориться с музыкантами о громкости заранее, предупредить соседей, оставить им телефон администратора. Про акустику зала и уровень звука подробнее — в статье про музыку и шум в кафе.

Регулярность важнее разового события

Одно мероприятие почти никогда не меняет картину. Пришли люди, хорошо посидели, и следующий вторник снова пустой. Эффект появляется, когда вечер повторяется: квиз каждый второй вторник, настолки каждую среду, акустический концерт в последний четверг месяца. Гости начинают планировать, приводят друзей, у постоянных команд появляется «свой» стол.

Поэтому решение о мероприятиях лучше принимать не на один вечер, а на два-три месяца вперёд, с понятным расписанием. Первые две-три встречи могут собрать немного людей — это нормально, если с каждым разом их становится больше.

Регулярное событие ещё и работает на постоянных гостей лучше любой скидочной карты. Команда, которая третий месяц подряд играет квиз в кафе по вторникам, знает официантов по именам, а официанты помнят, кто пьёт облепиховый чай, а кто берёт второй кувшин морса. Про то, как такие связи появляются без программы лояльности, есть отдельная статья о постоянных гостях.

Записывайте выручку каждого такого вечера рядом с выручкой обычного вторника, и к концу второго месяца будет видно, стоит ли продолжать.