Владелец небольшого кафе обычно знает, сколько денег пришло вчера. Он видел Z-отчёт, слышал от администратора «нормально поработали» и заглянул в банковское приложение. А вот сколько осталось в конце месяца после поставщиков, зарплат и аренды, часто не знает никто. Деньги на счёте есть, но непонятно, это прибыль или просто ещё не пришёл счёт за мясо.

Учёт в кафе не обязан быть сложным. Для заведения на двадцать-сорок мест хватает одной таблицы, пяти минут в день и одного часа в неделю. Главное — чтобы её вели каждый день, а не восстанавливали по памяти двадцать девятого числа.

Сразу оговорка: речь не про инвентаризацию и не про бухгалтерию для налоговой. Пересчёт остатков на складе — отдельная процедура, о ней есть статья про инвентаризацию в кафе. А отчётность, налоги и кассовую дисциплину ведёт бухгалтер. Правила меняются и зависят от формы бизнеса и системы налогообложения — уточните у бухгалтера, что из вашей таблицы ему пригодится. Здесь — управленческий учёт: чтобы вы сами понимали, куда уходят деньги.

Учёт доходов и расходов кафе в таблице: какие нужны колонки

Подойдёт любая таблица, которую можно открыть с телефона и с которой могут работать два человека одновременно. Один лист — одна строка на одну операцию. Не пытайтесь сразу сделать сводные отчёты и графики: сначала нужны чистые данные.

Колонки, без которых не обойтись:

  • дата операции;
  • приход или расход;
  • статья: выручка, продукты, напитки, хозтовары, зарплата, аренда, коммуналка, прочее;
  • способ: наличные, карта через терминал, перевод, оплата по счёту;
  • сумма;
  • кто внёс строку;
  • комментарий: имя поставщика, номер накладной, за какую смену зарплата.

Статей должно быть немного. Когда их тридцать, администратор в половине случаев выбирает «прочее», и через месяц эта строка становится самой большой. Восемь-десять статей, понятных без объяснений, работают лучше.

Выручка по способам оплаты

Выручку записывайте не одной суммой, а раздельно: сколько наличными, сколько картой, сколько переводами. Это нужно не для красоты. Наличные лежат в кассе и в сейфе, карта приходит на счёт через день-два за вычетом комиссии банка, а переводы падают на карту или счёт сразу. Если записать общую сумму, при сверке вы не поймёте, где расхождение.

Для примера, условный будний день: наличными 18 400 ₽, картой 31 200 ₽, переводами 4 600 ₽, итого 54 200 ₽. Через пару дней в банке должна появиться сумма по карте минус эквайринг. Если пришло заметно меньше, чем ожидалось, это повод посмотреть, не было ли возвратов или отменённых операций.

Выручку вносит тот, кто закрывает смену, по Z-отчёту и сразу, пока кассу не сдали. Не утром следующего дня и не «потом скину фото».

Закупки, зарплаты и аренда

С расходами сложнее, потому что они разбросаны по людям. Продукты принимает повар, хозтовары покупает администратор, зарплату выдаёт управляющий, аренду платит владелец со своего телефона.

Правило простое: кто потратил или принял товар, тот и вносит строку в тот же день. Накладную фотографируют и складывают в одну папку, а в комментарии пишут номер. Если поставщик работает с отсрочкой, расход всё равно записывают в день поставки, а в комментарии отмечают «не оплачено». Иначе в одном месяце будут продукты без расходов, а в следующем — расходы без продуктов.

Зарплату записывают по факту выплаты, с разбивкой на людей или хотя бы на кухню и зал. Аренду и коммуналку — один раз в месяц, когда платите. Мелкие покупки из кассы на губки и лимоны тоже идут в таблицу: по одной они ничего не значат, а за месяц легко набегает сумма, которую жалко потерять.

Сверка с кассой и банком раз в неделю

Ежедневные записи без сверки быстро расходятся с реальностью. Кто-то забыл внести закупку, кто-то внёс её дважды, перевод от постоянного гостя записали как наличные. Поэтому раз в неделю, в спокойный день, кто-то один садится на час и сверяет.

Порядок обычно такой. Сумма наличной выручки за неделю минус наличные расходы должна совпасть с тем, что лежит в сейфе и в кассе, плюс то, что сдали в банк. Поступления по карте сверяют с выпиской: каждой смене должна соответствовать сумма от банка. Платежи поставщикам по выписке сверяют с накладными в таблице.

Расхождение в пару сотен рублей ищут не дольше десяти минут. Расхождение в несколько тысяч — ищут обязательно, и лучше в ту же неделю, пока люди помнят, что происходило. Через месяц восстановить уже ничего не получится.

По-моему, сверку лучше делать не владельцу, а управляющему или администратору, но владельцу смотреть на её итог. Тому, кто вносит большую часть строк, проще найти ошибку, а владелец видит, повторяются ли расхождения у одного и того же человека.

Что смотреть в конце месяца

Когда данные за месяц собраны и сверены, достаточно короткой сводки по статьям. Условный пример для небольшого кафе: выручка 1 350 000 ₽, продукты и напитки 450 000 ₽, зарплата 380 000 ₽, аренда 180 000 ₽, всё остальное 120 000 ₽. Остаётся 220 000 ₽ до налогов и возврата вложений.

Сама цифра остатка мало что говорит. Полезнее смотреть доли и сравнивать их с прошлыми месяцами. Продукты здесь — треть выручки. Если в прошлом месяце было 30%, а стало 33%, это вопрос: подорожали поставщики, выросли списания или кто-то кормит друзей. Если зарплата выросла, а выручка нет — смотрите график смен.

Через три-четыре месяца у вас появится то, чего не было: понимание, какой месяц для вас нормальный. Тогда можно посчитать, какая выручка нужна, чтобы выйти в ноль, например в калькуляторе точки безубыточности, и сравнивать с ней каждую неделю, а не только итог месяца.

Как вести учёт в кафе, когда людей мало

В кафе, где владелец сам стоит за стойкой, отдельного человека на учёт нет и не будет. Тогда помогает привычка: строку вносят сразу, как только деньги ушли или пришли, прямо с телефона. Закрыл смену — внёс выручку. Принял поставку — внёс закупку и сфотографировал накладную.

Не стоит заводить таблицу «на потом» и вести её раз в неделю по чекам из кармана. Через две недели половина чеков потеряется, и учёт превратится в оценку на глаз.

Если вы ведёте электронное меню и видите, какие позиции заказывают чаще, эти данные тоже пригодятся рядом с таблицей, но это уже следующий шаг. Начните с одного листа, восьми статей и одного дня в неделю для сверки — и проверьте в первую же пятницу, сходится ли наличность в сейфе с тем, что записано.